仕事での利用

業務マニュアルを Evernote で簡単に作成する方法

業務マニュアルを Evernote で簡単に作成する方法

2017/2/23 by 中尾 大亮

2017/2/23 by 中尾 大亮

コメント

みなさんの職場には、業務の一部を標準化するために用意されたマニュアル(手順書)があると思います。マニュアルの多くは今でも印刷を前提とした「製本」ベースのデザインなので、内容を更新する時は元ファイルでページを編集し、その度に細かなレイアウト調整や PDF ファイルの再作成が必要になったりします。しかし、あくまで社内向けの簡易的なマニュアルなのであれば、短時間で作成できて、手軽に編集・閲覧できる方がメリットが大きいはずです。

Evernote を利用したマニュアル制作の流れをご紹介します。

(1) 手順を書き出す

まず最初に Evernote のデスクトップ版(Windows・Mac)を開き、新規ノートを作成してください。ノートの題名には、中身が一目で分かるような名前を付けます。
例:「プロフィールの登録方法」「新入社員研修マニュアル」

次に、ノートの本文に移動します。操作手順を記す場合は、番号付きリストを使用すると便利です。
How-to-make-manuals-1

必要な手順をノートに書き出します。
How-to-make-manuals-2

(2) 画像や写真を追加する

次に、説明用の画像や写真を追加します。画面のスクリーンショットを撮りたい場合は複数の方法がありますが、参考にいくつかの例を以下に記載します。

【Windows の場合】以下の操作を行った後に、ノートに貼り付けます。

  • PrintScreen(PrtScrn など)キーを押す(画面全体)
  • 「Alt + PrintScreen」キーを押す(選択した画面)

【Mac の場合】デスクトップに画像が保存されるので、その画像をノートへドラッグ&ドロップします。

  • 「command + shift + 3」キーを押す (画面全体)
  • 「command + shift + 4」キーを押して範囲を選択(画面上の選択範囲)
  • 「command + shift + 4」→ スペースキーを押し、画面を選択してクリック(選択した画面)

(3) 画像を加工する(注釈機能)

ノートに追加した画像や写真には、Evernote の注釈機能を使って補足説明を入れることができます。画像の端を切り取ってサイズ調整したり、個人情報が見える箇所をぼかしたりすることも可能です。

1. ノート上の画像を右クリックして、「この画像に描き込み/注釈を追加」を選択します。または「a」マークの注釈アイコンをクリックします。

2. 注釈画面が開くので、ツールや色を指定して注釈を入れます。
EB-manual-3

3. 注釈画面を閉じます。

画像の処理が終わったら、必要に応じて注意事項などを追加したり、レイアウトや書式設定を微調整してください。

EB-manual-5

【ヒント】ファイルとして他の人に渡す必要がある場合は、ノートの印刷オプションから PDF ファイルを生成することも可能です。

マニュアルを作成した後
作成した社内マニュアルのノートを、適切なビジネスノートブックに保存してください。また、社内研修などで説明に使いたい場合は、ワンクリックでプレゼンテーションモードを起動して別のディスプレイ画面に映し出すことが可能です。

Evernote Business を利用するメリットとは?

Evernote Business で業務マニュアルを作成・管理することで、様々なメリットがあります。

  • コストを抑えられる(専用の DTP ソフトが不要)
  • 短時間で作成できる(複雑な機能がなく、操作を覚えるのが簡単)
  • 手軽に更新できる(レイアウト調整など手間のかかる作業が少ない)
  • 画像の編集が簡単で、注釈も追加できる
  • 複数の端末からアクセス・検索可能になり、保管場所を気にする必要が無い
  • モバイル端末からも閲覧・編集できる
  • 社内のチームで共有または共同編集ができる

マニュアル制作にかかる作業時間を短縮化できるだけでなく、検索や共有も素早くでき、全体的な業務の効率化につながります。また、Evernote Business の特長でもある「自然な情報共有」や「ノウハウの蓄積」が可能になります。ぜひチームでご活用ください。

business

Evernote Business

会社でのご利用に最適です。通常の Evernote に、さらに便利な共有機能が加わります。

詳細はこちら
このカテゴリの記事を見る: '仕事での利用'
Support Info

製品に関するお問い合わせ、サポートをご希望の方は、サポートページからお問い合わせください。

この記事に対するコメントを残す