溝の口の商業施設 NOCTY の運営に Evernote が役立っています

使い方と事例

溝の口の商業施設 NOCTY の運営に Evernote が役立っています

2017/5/9 by 山田井ユウキ

2017/5/9 by 山田井ユウキ

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神奈川県溝の口駅からすぐのところにある商業施設 NOCTY (ノクティ)。ショッピングやレストラン、スクールから行政関連まで多数の施設を備えており、地域の中心地として賑わっています。

そんなノクティの運営に携わっておられる渡辺 武(わたなべ たけし)さんは、日々の仕事に欠かせないツールとして Evernote を愛用されているといいます。商業施設の運営と Evernote、どんなシナジーが生まれているのか。渡辺さんご本人に使い方を伺いました。

昨年のイベント情報をすぐに引き出せる

――本日はよろしくお願いいたします。渡辺さんのお仕事について教えていただけますか。

渡辺:まず運営面では、店内演出やキャンペーンを手がけています。クリスマスやお正月、バレンタインデーなど年間を通して様々なイベントがあり、チラシや店内デコレーション、館内サイネージなどでどのように盛り上げるのかを考えます。また、公式 Facebook やウェブサイトなど、ウェブ・SNS まわりもチームで管理しています。

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――かなり業務の幅が広いのですね。Evernote はどういった使い方をされているのでしょう。

渡辺:業務のほとんどの場面で使っていますよ。たとえばイベントの資料はまとめて電子化し、Evernote に入れています。ノクティのような商業施設では毎年、同じ時期に同じイベントが繰り返されます。お正月、バレンタイン、ホワイトデー、卒業・入学、お店のキャンペーンなど、年間で約 15 くらいはあるでしょうか。特に季節もののイベントは一年に一度、必ずやってくるわけですが、そのときに Evernote に入れておいた前年の資料を見返しています。

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――15 ものイベントがあるのですね! 月に 1 回以上のペースですね。

渡辺:年々、イベントの数は増えていますね。昨年からはイースターも始まりました。

――もし Evernote がなければ、資料は紙で保存でしょうか?

渡辺:Evernote を使っていなければ、紙の状態でファイリングしておくか、電子化して社内の共有サーバに入れることになります。紙だと検索できないので探すのが大変ですし、電子化したとしても、社内サーバでは検索の精度が低いので、似たようなファイルがたくさん出てきて、どれが最新のファイルかわかりにくいのです。

その点、Evernote ですと検索精度が高く、しかも PDF などのファイルの中まで検索してくれますから、資料を探す時間が効率化できるのです。

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イベント関連の情報を一つのノートで管理

――イベントのノートにはどんなファイルを保存しているのでしょう。

渡辺:まずは、会議で配る資料です。PDF の資料は Evernote に保存したあと、一旦印刷して会議でメモをとります。それをスキャンアプリ Scannable でスキャンして再度 Evernote に入れています。こうすると、修正前の資料と修正後の資料を両方 Evernote に残しておけるのです。Scannable は写真フォルダに画像が残らないのがいいですね。

シーズン限定で公開するイベント用のウェブページもクリップしています。イベントが終わると消してしまうので、それを Evernote に残しておくのです。

――たしかに URL だけブックマークしておいても、ページ自体が消えると意味がありませんから、ページごと保存できる Evernote はぴったりですね。

渡辺:そうなんです。それ以外にもチラシのデータや、スタンプラリーなどで使う台紙のデータなど、イベントに関するデータはすべて一つのノート内にまとめています。

チラシはデザイン会社に発注して作るのですが、通常、5 ~ 8 回ほどの戻し作業があり、校正履歴が膨大になります。社内のスペース確保のためにもそれを紙で残しておきたくないので、Evernote に入れているのです。

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――イベント期間中や終了後も Evernote を使われますか?

渡辺:もちろんです。イベント期間中は記録用に写真を撮りますから、それも同じノートに入れていきます。その写真は社内向けにレポートにして提出するのですが、その際に Twitter などの反応と一緒にしてまとめます。Twitter もウェブクリップで Evernote に入れています。

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ToDo 管理をするようになって無駄な時間が減りました

――他にはどんな使い方をされますか?

渡辺:ToDo リストとしても使っています。朝、通勤電車で作成して、会社で席に着いたら開き、タスクをこなしていきます。一日につき一つのノートを作成しています。

ToDo の項目は、「BREAKS」(今日やること)と、「Task」(2、3日猶予があるもの)など分類しておき、終了したものはチェックボックスにチェックをつけて、下部の「済みタスク」に移します。

Evernote でタスク管理をするようになってから、「今日何するんだっけ?」と考える無駄な時間がなくなりました。

以前は手帳で管理していたのですが、そのとき手元にある紙の端っこにメモしたりもしていて、結局なくしてしまったりしていたのです。

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関連する部署、店舗などの連絡先一覧も PDF で保存しています。連絡先は膨大なので、紙だと目的の部署を見つけるのに時間がかかります。Evernote なら検索できますから、お問い合わせがあったとき、すぐにお客様をご案内できるのは便利ですね。

マニュアルなども Evernote に入れています。たとえばポイント発券機などに故障があったとして、急きょ呼び出されたとします。しかし、現場にいってもマニュアルがないと直せませんから、結局は一度事務所に戻ってマニュアルを探す必要があります。その点、Evernote にさえ入れておけば、事務所に戻る必要なく対応できます。

――プライベートでもお使いでしょうか。

渡辺:ええ。家族関係の情報を入れています。幼稚園や習い事の資料・領収書などを保存している他、家族旅行の情報やイベントチケットなども入れています。最近では、両親も iPad を購入して Evernote を使い始めました。祖母から受け継いだ料理本をスキャンして Evernote に入れたり、料理サイトのレシピをクリップしたりしているようです。

――Evernote のどんなところが便利だと感じていますか?

渡辺:どの端末でも同じデータが確認できるところです。PC、スマホ、iPad、どれでも使えるのは便利ですね。

――ありがとうございました!

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