タスク管理はデジタルで!がおすすめな 3 つの理由

使い方と事例

タスク管理はデジタルで!がおすすめな 3 つの理由

2017/7/27 by 間島ゆかり

2017/7/27 by 間島ゆかり

コメント

みなさんは仕事やプライベートのタスク管理をどのように行なっていますか?手帳やノートに書き込んだり、付箋を使ったり、あるいは裏紙を再利用しているという方もいるかもしれません。

「紙に書く」という行為は、意識づけや記憶するという点で効果があると言われていますが、無くしたり、汚したりといったリスクも付きもの。また、デジタルツールでタスク管理を行うと、こんなメリットがあります。

1. いつでもどこでも閲覧・編集が可能

「あ、そういえばこれやんなきゃ!」「あの案件ってどうなってたっけ?」と思い出すのは、通勤中や散歩中、寝る前といったふとした瞬間だったりしますよね。そんなときはさっとスマホを取り出してメモしておくと、うっかり忘れを防ぐことができます。

Evernote は Mac、Windows、iOS、Android および Web ブラウザで利用が可能なので、たとえば、通勤中にその日のやることリストを作って、出社後はそれを Web ブラウザで見ながら作業を進めるということもできるんです。

端末ごとのタスクリストの作り方は、こちらのブログをご覧ください。

2. タスクの進捗管理・移動が簡単

一日の初めにタスクリストを作っても、なかなかその通りにはいかないもの。急に何かを頼まれたり、やり直しが発生したりすると、タスクリストを更新しなくてはいけません。また、仕事を効率よく進めるためにタスクを優先度や緊急度順に並べているという方も多いと思いますが、状況によっては並べ替えが必要になります。

上記を紙でやろうとすると大変ですが、デジタルツールであれば操作は簡単。Evernote の場合は、タスクをコピー & ペーストするだけで簡単に移動や並べ替えができます。また、期限付きのタスクはリマインダーを設定しておくこともできるので安心です。

3. タスクに紐付く情報をリンク

たとえば「お客様向けの提案書を作成」というタスクの場合、過去の提案書のフォーマットを探す、お客様の会社のホームページを見る、これまでの議事録を参照するなど、それに伴う小さなタスクが発生します。

Evernote はタスク以外のこうした情報も保存しておけるので、たとえば以下のように、必要な情報をタスクの横に配置したり、関連するノートへのリンクを張ったりして、作業しやすい環境を作ることができるのです。tasklist_no1

では最後に、Evernote での代表的なタスク管理の方法を 3 つご紹介したいと思います。

仕事とプライベートのタスクを一つのノートに:すべてのタスクを一目で把握したい、という方におすすめです。
androis-task1

一日のタスクを優先度によって色分け:主に仕事のタスク管理におすすめ。たとえば、赤は「最優先でやる」、青は「今日中にやる」、黒は「明日以降でも OK」などタスクの優先度によって色を決めて分ける方法です。
android-task2

少し先のタスクも一つのノートに:今日、一週間、近い将来と時間を区切ってタスクを分ける方法です。規模の大きなプロジェクトを抱えていたり、短期間で実現したいことがあるときなどにおすすめです。
android-task3

タスクの完了後は、チェックボックスにチェックを入れておくとやり忘れが防げます。また、そのタスクごと「完了済みタスク」という項目を作って移動しておくと、過去のタスクを振り返るときにも便利です。

なお、GTD(Getting Things Done)をベースとしたより本格的なタスク管理を行いたい方には、Nozbe や Todoist といったタスク管理ツールと Evernote を組み合わせて使う方法もあります。ぜひご自身にあったタスク管理の方法を見つけてみてください!

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1 件のコメント RSS

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  • JackLeon

    早速利用することにします。 以前増田さんがおっしゃった「もうEvernoteなしでは仕事が出来なくなる」かもです。。。