紙をデジタル化する利点とコツ〜ペーパーレスに向けて

使い方と事例

紙をデジタル化する利点とコツ〜ペーパーレスに向けて

2017/9/5 by 中川 浩孝

2017/9/5 by 中川 浩孝

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みなさんの周りにはどんな紙がありますか?本、雑誌、新聞、クレジットカード会社から送られてくる明細、電話代や光熱費などの請求書、そして家電製品などの取扱説明書、旅先や美術館などで集めたパンフレットや資料、ちらし…、まだまだ他にもありそうです。

限られたスペースの中で物理的に紙を保存するのは悩みの種。紙がなくなったらどれだけ家がスッキリするか、ぜひ想像してみてください。

一方で、紙の良さはもちろんあります。例えば本を読むときにページを繰る感覚や、美しいノートブックに文字を書くときの感触は、電子書籍やスマホでは味わえないものです。

つまり、紙をなくすことそのものは、目的ではありません。Evernote でペーパーレス化を進めることの 3 大メリットについて理解し、紙とデジタルのいいとこどりを進めましょう。

なくさない・すぐに見つかる
紙に書いてある情報は、目で確かめないとどこにあるか見つかりません。それどころか、どこにいってしまったかを見つけるのも一苦労ですし、最悪のケースでは紙をなくしてしまったり、紙が劣化してしまっているかもしれません。細かく分類して見つけやすくファイリングしてあったとしても、該当の書類を見つけるためには最終的に人力が必要です。

Evernote では、タイプで入力したテキストを検索できるのはもちろんですが、ノートに添付した オフィス書類、PDF ファイルや写真の中の文字(手書き文字も!)まで検索できます。つまり、紙を撮影、あるいはスキャンして写真、または PDF ファイルなどでノートに保存しておけば、欲しい情報をすぐに見つけることができるようになります。
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また、Evernote はファイル形式で保存しておくストレージサービスと違い、中身をすぐに目視で確認することができます。ファイルをダブルクリックしてみて「このファイルじゃなかった」とがっかりし、次のファイルをまたダブルクリック…の繰り返しを経験したことはありませんか?Evernote なら直接中身を見ながら探すことも可能です。

どこにでも持ち運べる
大量の紙を持ち歩くのは重いしかさばるし大変です。そもそも家にあるすべての紙を持ち歩くのは、不可能といっていいでしょう。

Evernote に保存した情報は、スマホ、パソコンから、いつでもどこからでも引き出すことができます。必要なときに、いつでも見られるように、Evernote に保存しておくと便利です。

人に見せるのも簡単
一旦デジタル化してしまえば、その情報を他の人と共有するのも一瞬で終わります。Evernote は相手が Evernote を使っていなくても簡単にノートを共有することができます。

次に、実際にデジタル化を進める際のヒントを 2つ。

大事なのは紙そのものですか?内容ですか?
紙そのものが必要なのか、あるいはそこに書かれた内容・情報が重要なのかを考えてみましょう。

例えば契約書はデジタル化したからといって原本を捨てるわけにはいきません。でも、デジタル化しておけば内容を外出先などから確認することはできます。

逆に、内容や情報が重要なケースの例は、マニュアルや様々なパンフレットなどです。Evernote に一旦保存してしまえばオリジナルの取扱説明書、ちらしなどは処分できます。最近は取扱説明書やパンフレットの PDF ファイルをダウンロードできる会社も増えています。こうしたファイルを入手して Evernote に保存すれば、さらに簡単です。
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お子様の絵や工作で作った作品などを保存して、後でそれをなつかしむ、といった使い方もありますね。
成果物

カメラやスキャナを活用
Evernote カメラを利用して、身近な紙をデジタル化しましょう。Evernote カメラで書類などを撮影すると、書類の隅を自動的に検出し、画像を最適化して保存します。また、ポストイットノートなら、色毎にノートブックへの振り分けを行ったり、タグを付けたりすることも可能です。

さらに、大量の紙をデジタル化したいという方には、ドキュメントスキャナがおすすめです。その利点はとにかく速いこと。そして美しくデータ化することができます。

来週は、そのドキュメントスキャナの中でも Evernote との親和性が特に高い ScanSnap を開発・販売する PFU の社員インタビューをお届けします。

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