Evernote と ScanSnap で紙とデジタルのいいところ取りが可能に - PFU 佐藤さんが実践するハイブリッドテクニック

仕事での利用

Evernote と ScanSnap で紙とデジタルのいいところ取りが可能に – PFU 佐藤さんが実践するハイブリッドテクニック

2017/9/12 by 山田井ユウキ

2017/9/12 by 山田井ユウキ

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軽量かつパワフルなスキャナシリーズ「ScanSnap」や、iPhone アルバムスキャナ「Omoidori」といったスキャナ製品を発売する株式会社 PFU。同社の製品と Evernote の相性は抜群で、ScanSnap Cloud では取り込んだ書類を自動的に分類し Evernote にアップロードする連携機能も備えています。

そんな PFU で「Omoidori」に携わり、営業だけでなく企画や PR も担当する佐藤菜摘さんは、Evernote も使いこなしており、ScanSnapと組み合わせることでアナログとデジタルのハイブリッドな仕事環境を作り上げました。

そんな佐藤さんの Evernote 活用テクニックを取材しました。

手書きでメモした紙を ScanSnap と Evernote で電子化

――本日はよろしくお願いいたします。佐藤さんはいつごろから Evernote をお使いに?

佐藤:2013 年くらいから使い始めました。ただ、最初は登録しただけという感じで、本格的に使いだしたのはここ 1、2 年くらいです。それまで私はものすごいアナログ人間で、手帳もノートも紙のものを使っていたんですよ。

――それがなぜ Evernote に?

佐藤:忘れ物やなくし物が多くて、せっかく手帳を使っていても生かせないことも多かったんです。何とかならないかなと考えて、Evernote を使うことにしました。

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――Evernote の使い方を教えてください。

佐藤:私、メモ魔なんです。もとはノートやらメモパッドなどあらゆる紙にメモが分散していたのですが、今は Evernote に何でも保存するようにしています。たとえば仕事について思いついたアイデアのメモです。まず A4 の紙やメモパッドにアイデアを書いて、それを ScanSnap でスキャンします。ScanSnap Cloud で Evernote と連携しているため、スキャンしたデータは自動的に設定しておいたノートブックに保存されていくというわけです。スキャンし終わった紙は捨ててしまいます。紙の枚数が少ないときは、スキャンアプリ Scannable を使うこともありますね。

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紙と電子のいいところ取りをしている

――Evernote に直接メモするのではなく、紙に書いたものをスキャンするのですか?

佐藤:はい。やっぱり紙には紙のいいところがあるんですよ。たとえば図形や絵を描いたり、マインドマップみたいにどんどんアイデアを展開していくのは手書きの方が圧倒的に楽ですし、速いです。だけど、紙のままでは後から検索することもできませんし、なくしてしまったらそれまでです。なので、「紙でアイデアを形にして、それを電子化して Evernote に保存する」というやり方が私にはベストだったんです。

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――なるほど。紙と電子のいいところ取りというわけですね。

佐藤:ええ。他にも紙の方が向いている場面はあります。たとえば商談中のメモにしても、まだまだ PC をいきなり開くのに向いていない業界は多いです。そういった場合も、ノートに手書きでメモしておいて、後からスキャンというやり方は有効なんです。

――ちなみに ScanSnap Cloud で Evernote に保存すると、ノートのタイトルはどうなるのですか?

佐藤:日付+テキストの一番上の行がそのままタイトルになります。画像だけで文字が何もない場合は日付になりますね。

タスク管理も Evernote で

――他にはどんな使い方をされていますか?

佐藤:スケジュール(Outlook と Google カレンダー)の記録や、ミーティングメモ、Omoidori で撮った写真の保存――それに ToDo リストとしても使っています。他のアプリも試してみたのですが、私には使い勝手がよくなくて、Evernote がベストでした。ToDo の付け方はシンプルで、今週やるべきタスク、急ぎではないタスク、将来的なタスクに分けてチェックボックスで羅列しています。完了したらチェックをつけていきます。その週に終わらせられなかったら、同じ内容をコピペして翌週に持ち越します。以前はこれも紙の手帳を使っていたのですが、紙だとコピペができないので、翌週への持ち越しで同じ内容を書かなくてはならず、とても面倒だったんですよね。

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――コピペができるのがデジタルの大きなメリットですよね。

佐藤:それから、Omoidori についてはプレスリリースやカタログ、ウェブページなども担当しているのですが、その添削も Evernote を活用しています。校正・添削作業は紙に一旦印刷する方がやりやすいんです。手書きで赤入れして、それを ScanSnap でスキャンして Evernote に保管していますね。

Evernote で仕事が 50 % 効率化できたと実感

――様々な使い方をされていますが、Evernote で仕事は効率化されたと感じますか?

佐藤:もちろんです。以前は何でも紙で持ち歩いていたので、書類の量が尋常ではありませんでした。冗談抜きで雑誌一冊分くらいの書類をつねに持っていたのです。スキャンして Evernote に入れることで、これがすべてなくなりました。後から探すのも検索があるので便利ですし、電車の中で資料を必死に探すこともなくなりました。商談前や出勤時にもサッとチェックできます。時間でいうと 50 % は効率化されたと思います。まさに、アナログとデジタルのいいところ取りができるんですよ。

頭の中も整理することができ、とりあえず Evernote を見れば必ず欲しいものが入っていると思えるようになったことで、覚えておこうとするストレスがなくなりましたね。デバイスに依存するアプリも多い中、いろいろな端末で使えるのがありがたいです。私は外出が多く、モバイルワークもよくするので、会社用と私物含めてスマートフォンは 3 台、 PC は 2 台ずつ持っているんです。それらすべてで使えるのは Evernote の大きな魅力です。

――プライベートでの使い方も教えてください。

佐藤:今年の抱負について以前は紙に書いていたのですが、今は Evernote に書くようになりました。ウェブクリップ機能もよく使います。仕事関係の記事や気になったニュースなどをクリップしておくと、元ページがなくなっても Evernote に残りますし。

旅行に行くときは、しおりとしても使います。行程表を作って、同じノートにお店のリンクなどを貼っておくんです。旅行中はそのノートを見れば必要な情報が載っていますし、ノートを共有すれば旅行する人みんなで行程表を閲覧・編集できます。よく使うノートについては、☆をつけて上のほうに出てくるようにしています。

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――ありがとうございました!

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