幅広い広報業務を Evernote で効率化する方法 - スタディスト広報・朝倉さんの活用術

使い方と事例

幅広い広報業務を Evernote で効率化する方法 – スタディスト広報・朝倉さんの活用術

2017/9/28 by 山田井ユウキ

2017/9/28 by 山田井ユウキ

コメント

株式会社スタディストの広報として、コーポレート PR や マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」の PR などを一手に引き受ける朝倉慶子さん。幅広い業務とタスクをこなすために欠かせないツールが Evernote です。なぜ Evernote だったのでしょうか。朝倉さんがどのように Evernote を活用されているのか、お話を伺いました。

入社前に Evernote と出会い衝撃を受けた

――本日はよろしくお願いいたします。朝倉さんはいつ頃から Evernote をお使いなのでしょうか。

朝倉:2015 年の 4 月からですね。ちょうど今の会社に入社した頃です。入社の前の月に Apple Store でイベントがあり、そこでスタディストの代表と Evernote の社員の方が登壇されていたんです。そこで使い方を知って、「こんな便利なものあったんだ!」と。実はその前から Evernote の存在は知っていて、アカウントも持っていたのですが、前職がそういったクラウドツールに厳しい職場だったこともあり使っていませんでした。

――入社したスタディストが、クラウドツールの使用を認めていたということですね。

朝倉:というよりも、全員が Evernote ユーザーだったんですよ!

――えっ、それは嬉しいですね! ぜひ朝倉さんの使い方を教えてください。

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スマホと Mac を連携させてレポートをリアルタイム作成

朝倉:基本はメモですね。私はメモ魔で、何でもメモしておきたいのです。広報としてサービスを誰にどんな風に届けるかを常に考えているので、頭を整理するためにも「目的・現状・案・露出イメージ」などのアイデアをメモしています。

――書き方で決めているルールなどはありますか?

朝倉:まず、タイトルに必ず日付を入れることですね。こうすると後から見るときにわかりやすいんです。また、Evernote はテキストの装飾ができるので、大事なところは太字にしたり下線をつけたり、あとは★を付けて目立たせたりしています。それから、Evernote がすごいなと感じるのは勉強会のときなんです。

――といいますと。

朝倉:勉強会ではメモを取るのですが、同時に記録用に写真も撮る必要があります。まず、Mac で Evernote を立ち上げて、メモはリアルタイムでノートに書き込んでいきます。同時にスマートフォンでも Evernote を立ち上げておき、写真はそちらのカメラで撮るんです。Evernote は同期が速いので、スマホで撮った写真がすぐ Mac にも反映されます。このやり方ですと、勉強会が終わる頃には写真つきの議事録が完成しているんです。

――なるほど。写真が撮れるスマホとタイピングしやすい Mac、まさに良いところどりの方法ですね!

朝倉:そうやって作成したレポートは共有リンクを使って、社内 SNS でシェアすることもあります。会社の費用で行った勉強会のレポートの場合はなるべく社内で共有するようにしていますね。私のやり方を見て、社内でも同じ使い方をし始める人も出てきているんです。

――私も真似したいと思いました。後から編集する手間がなく、その場でレポートが完成してしまうというのはかなりの効率化ですよね。

テンプレートの保存やタスクリストで業務を効率化

朝倉:他には、よく使うフォーマットを Evernote に入れています。たとえばプレスリリースを出す場合、毎回サービスの紹介文や会社概要を添えますよね。同じことをいちいち書くのは非効率なので、Evernote にテンプレート化した文章を入れておき、必要なときにコピペして使っています。

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また、展示会に出展するときなどは、指定の文字数でサービス説明を求められるときもあるので、文字数ごとに複数パターンを用意していて、 80 字パターンや 200 字パターンなど、いくつかのテンプレートを Evernote に入れています。文字数にはこだわりがあるわけではなく、過去にきた依頼の文字数がそうだったので、それをそのままとってあるというだけですね。

――なるほど。広報という仕事ならではの使い方ですね。他にもありますか?

朝倉:タスクリストとしても使っています。まだやっていないタスクを「未」の欄に書いておき、終わったら「済」欄に移します(下のスクリーンショットを参照)。基本的には優先順位の高いものから順に書くことにしていますね。普通のタスク管理ツールと異なり、終わった業務も文字で残しておくことができるので、一日の終わりにこれをコピペすれば、日報として提出することができるんです。翌日は「未」の部分をコピペしてまた新しいタスクノートを作ります。あまりにも長期的にたまっているタスクについては、ずっと「未」に残ってしまうので、Google スプレッドシートに書いておいて Evernote にリンクを張るようにしています。

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――タスクリストが日報になるというのは面白いですね。

朝倉:他にも 社内 SNS 投稿用の下書きも Evernote に入れています。長文になりそうなときは、事前に Evernote に書いてから貼り付けています。あとは、ウェブサイトをクリップしたり、人から教えてもらった知見を書き溜めてデータベースとして使ったり。以前は紙のノートでやっていたのですが、検索できるのは Evernote ならではの強みですね。何でも検索で呼び出せるので、特にノートブックは分けていないんです。

趣味の釣りにイベントに……プライベートでも徹底活用

――もしプライベートでもお使いでしたら、そちらもぜひ聞かせてください。

朝倉:もちろん使っていますよ! 最近ハマっているのは 3 年くらい前に始めた釣り。遠征地の情報や思い出、使った道具などの釣行記録を Evernote にメモしています。釣りって実はものすごい勢いで PDCA を回さないといけないので、成功パターンや失敗パターンを記録しておくことが重要なんです。記録したことを活かして結果に結びついたときは本当に楽しいですね。

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それから釣りに関するイベントを企画することも多くなりました。たとえば釣った魚を皆でさばいて料理するイベントを料理教室とコラボしてやるんです。そのイベント告知文なんかも Evernote で作成・保存していますよ。メモ魔なので、プライベートでも Evernote にあらゆる事柄をメモしていっています。

――Evernote の良さはどこに感じますか?

朝倉:やはり検索性が良いことと、紙のように自由なフォーマットでメモが残せること。それから同期が速いので、写真とテキストを別のデバイスから同じノートに保存できたり、デスクトップアプリの場合は、オフラインでも使えるのが便利ですね。

――ありがとうございました。

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2 コメント RSS

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  • tetsuo katayama

    enを長く使っているが、「メモ」機能をもっと積極的に使うべきだと思った。

  • 三浦一之

    なるほど、iPhoneでフォト、Macで文字。これ使えそう。ふむふむ。