悩み別!仕事での Evernote の始め方

仕事での利用

悩み別!仕事での Evernote の始め方

2017/10/5 by 間島ゆかり

2017/10/5 by 間島ゆかり

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仕事の効率を上げたくて Evernote をインストールしてみたけど、何ができるの?何から手をつけたら良いの?とお困りの方も多いかもしれません。そこで今回は、仕事で抱えがちな悩み別で、初心者におすすめの 5 つの機能をご紹介します。どれもスマートフォンがあればできるものですので、ぜひ試してみてください!

1. やることが多すぎて何から始めたら良いか分からない。

自分の仕事をたくさん抱えているのに、急な仕事をいくつも頼まれてしまった。何から手をつけて良いか分からずパニック!という状況になったことはありませんか?

そんな時は、一旦やることを書き出して、頭の中を整理することが大切。Evernote のチェックリストを使って ToDo リストを作りましょう。todolist-work

タスクを可視化することで全体の仕事量や優先度などが把握できるので、漠然とした不安が軽減でき、効率的に作業を進めることができます。

出勤中の電車の中や就業前のオフィスなど、自分で決めたタイミングでタスクの整理を習慣化するのもおすすめです。

>>> Evernote での代表的なタスク管理の方法を見る。

2. あとで参考にしようと思っていた Web ページが見つからない。

「この Web ページ、参考になりそうだから後で見よう。」とブックマークに保存したら、そのページ自体が削除されてしまい、見ることができなかった。あるいは、ブックマークしたものが多すぎて、見たかったページが見つからない!と困った経験はありませんか?

そんな時は、Web クリッパーを使って、そのページごと Evernote に保存しましょう。一度保存しておけば必要なとき検索ですぐに引き出せますし、そのページ自体がなくなってしまっても Evernote 上では見ることができます。

たとえば、こんなものを保存しておくと便利です。

  • 自社や競合他社、業界トレンドなどに関する記事
  • Web 明細書やオフィス機器の Web の取扱説明書
  • 歓送迎会に使えそうなお店のページ
  • 出張時の宿泊先や訪問先までの地図
  • リニューアル前の自社の Web ページ

3. 名刺を探したり管理したりするのにすごく時間がかかる。

交換した名刺をどう管理すべきか悩んだ末、結局机の引き出しに入れっぱなしになっていたりしませんか?あるいは、もらったはずの名刺がすぐに見つからず、探すのに時間がかかっていたりしませんか?

名刺で重要なのは、名刺そのものではなくて、所属や連絡先などの中身。どうしても必要なもの、取っておきたいもの以外は、Evernote の名刺スキャンで保存しておきましょう。やり方は簡単!スマホの Evernote のカメラを名刺にかざすだけです。namecard-scan-work

Evernote の名刺スキャン機能で作成されたノートは、「連絡先ノート」という特別なレイアウトのノートとして保存されます。そのため、電話・メールのアイコンをタップすると、直接電話をかけたりメールを送信したりが可能。また、その人についてのメモも追加できます。contact-note-work

さらに、保存した名刺は必要なときすぐに検索で引き出せます。「会社名は分かるけど、名前が思い出せない!」とという場合でも、検索で見つかるので安心です。なお、Evernote の名刺スキャンはプレミアムの機能です。ベーシック・プラスでは 5 枚までお試しができます。

4. 大事なメールが埋もれてしまってすぐに見つからない。

メールボックスには、仕事のメールからメールマガジン、売り込みのメール、スパムメールなど、日々たくさんのメールが届きます。そんな中、予約した飛行機の e チケットや仕事の依頼に関する大切なメールなどが埋もれてしまって、すぐに見つからなかったという経験はないでしょうか?

そんな時は、メール転送の機能(プラス・プレミアムの機能。ベーシックは 5 通までお試し可能)で、メールごと Evernote のノートに保存。1 アカウントごとに付与される「Evernote 転送用メールアドレス」宛にメールを送ると、その内容が Evernote のノートとして保存されます。

この機能は、定期的に届くメールマガジンを Evernote に集約したいという場合も便利です。やり方は、メールマガジン登録時の登録メールアドレスを「Evernote 転送用メールアドレス」にするだけ。不要なメールは削除、保存が必要なメールは Evernote に転送とすると、メールボックスがすっきりして、仕事も捗るはずです。

5. 予定に紐づく細かい情報がうまく管理できない。

予定の管理はカレンダーでできますが、予定に紐づく細かな情報(地図・メモ・画像など)は散在しがち。たとえば、飛行機の e チケット、メールで届いた入館証、訪問予定の相手の名刺など、当日になって慌てて探したことはありませんか?

そんな時は、カレンダーと Evernote を連携させておくのがおすすめ。Evernote アプリを立ち上げなくても、Outlook 予定表アプリや Google カレンダーなどからノートの表示が可能です。テキストはもちろん、スキャンした名刺や書類、写真、メール、リンク、Web ページなど何でも保存しておける Evernote だからこそ、予定表と連携させて使うことで利便性がぐんっと高まります。

>>> カレンダーと Evernote を上手に活用する方法を見る。

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