使い方と事例

生産性向上のヒント

生産性向上のヒント

2017/10/10 by 中川 浩孝

2017/10/10 by 中川 浩孝

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Evernote はみなさんの生産性を高めるツールとして認識いただいていますが、「生産性」とはそもそもなんでしょう?そして「生産性向上」という言葉をどのようにお使いでしょうか。定義で言えば、より少ない資源からより多くの生産物を作る、より少ないインプットからより多いアプトプットを産み出す、といった意味ですが、会社で上司から「生産性を上げろ」と言われたときには、「今まで以上に結果を出せ」という意味で使われているのではないでしょうか。

ではそれをどのように実現すればよいでしょうか?まず考えられるのは、無駄を極力排除するということです。休憩時間を可能な限り少なくするといったことはすぐに思いつきそうです。

残業をして仕事量をもっと増やす、ということを考える人もいるかもしれません。でも、これは結果を出すことにはつながるかもしれないですが、よりあなたの資源を投入することになるので、真の意味で生産性が向上したとは言えなくなってしまいます。

(もちろん、上司は「アウトプットを増やせ」という意味で言っていると思われるので、実際には「もっと働け」と言っているのかもしれません。その場合は別の問題が生まれそうです。必要であれば人事に相談する必要があるかもしれません…。)

こうした方法では、どんどん仕事がきつくなり、社員一人ひとりのやる気が失われ、疲弊が進み、生産性はむしろ下がってしまう可能性があります。

つまり、これまでのやり方を変えないまま生産性を上げるのには、限界があります。考え方、やり方を変える必要があるのです。一方、何かを変えたら劇的に生産性が向上する、といった魔法は存在しません。一つ一つの積み重ねが結果を生みだします。

やるべきことをクリアにする

タスクを見渡し、優先順位をつける
毎朝会社に着いたら、今日やるべきタスクを洗い出します。紙に書き出す、Evernote でリストを作るなど、その方法は自分が一番よいと思うものでよいでしょう。タスクによっては、別のタスクや他の人のタスクが終わらないと始められないものもあります。どういう順番で済ませていくかをシミュレーションしましょう。どこから手をつけたらいいか分からない、という状況を脱却しましょう。

できないことは相談する
上記と関連しますが、やらなくてはいけないことなのに、どうしてもその日のタスクとして終わりそうもない場合には、事前にその旨を上司や関係者に相談しましょう。場合によっては他の仕事を後回しにしてもそのタスクを終わらせてほしいと上司からのプライオリティ変更指示があるかもしれません。また、自分にできると思っていたタスクが自分の能力や知識では完了できない、ということもあるかもしれません。悩んでいても仕方ないので、すぐに他の人に相談することが大切です。

ミーティングをもっと生産的に

ミーティングを減らす
Evernote 社内ではアジェンダが用意されていないミーティングには参加しなくていい、という決まりがあります。会議で何を話すのか?そこで解決しようとすることは何なのか?を事前に共有することが重要です。準備をした上でミーティングに望まない限り、時間の無駄になってしまう可能性があるからです。たくさんの人数が参加するミーティングは、その人たちの人件費がいくらかかっているかを想像する必要があります。無駄なミーティングは極力減らして、ミーティングをする以外の方法で解決できないか?を考えるクセをつけましょう。

必要のないミーティングには参加しない
会議に出席しても自分は何も発言せずに終わった、という経験はありませんか?本当にあなたがそのミーティングに参加する必要があったのでしょうか?呼ばれたから出たという場合もあるでしょうが、その場合には参加を呼びかけてくれた人になぜ私が呼ばれたのか?そして、今後もこのミーティングに参加する必要があるか?を確認すべきです。発言をしなくても多くの情報を得られるミーティングであれば、後で Evernote などで共有された議事録を読むという方法もあります。

何かを変える

環境を変える
普段と違うことをするだけで脳が刺激され、面白い発想が浮かんでくるものです。時には働く場所を変えてみるのもよいでしょう。デスクから離れてソファで仕事してみる、ミーティングルームにこもってみる、また、オフィスから外にでてカフェなどで仕事するとはかどるという人もいます。さらには、散歩をして外の空気を吸う、短い昼寝をとってみるのはいかがでしょう。また、普段夜型の人は早起きしてまだ誰も出社していないオフィスで 1 日をスタートするのもよし。それが無理という方は、机を整理してみる、照明を変えてみる、文房具を変えてみる、といった小さな変化から始めてみませんか。例えば机の上に散らかった書類をスキャンして Evernote に保存してしまうのはいかがでしょう。

常識を疑う
今までのやり方を続けることは、より楽で心地いいものです。また、社会経験を積めば積むほど、自らの経験をもとに様々なことを予測することができるようになるものです。しかしながら、変化が加速する世界の中で、必ずしも人々の行動や考え方が昔と同じとは限りません。昔の常識が現在の非常識になっていることも多数あります。以前に結果がでたやり方を続けることに疑念を持ちましょう。「〜〜であるはず」という経験則も、ときに疑ってみましょう。

とにかく始めてみる

自分にコントロールできないことは心配しない、そしてとにかくやる
私たちは様々なことを心配しがちです。XXだったらどうしよう、OOのケースはどうだろう、といったシミュレーションは大事ではあるものの、自分たちにはどうすることもできない問題もあるものです。やらないでクヨクヨしているならば、まずやってみてから、本当にできないのか、できないところはどこなのかを見つけ、後から修正していくほうが建設的です。完璧を目指したい気持ちはわかるのですが、『千里の道も一歩から』です。

早速行動に移してみてください。考えすぎてなにもしないより、まずはできることから始めてみましょう。その際には、ぜひ Evernote をあなたの相棒として使ってみてください。

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