仕事での利用

情報の海に飲み込まれないために

情報の海に飲み込まれないために

2017/11/7 by Evernote Japan

2017/11/7 by Evernote Japan

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「必要な情報が見つからない」「必要な情報を探すのに時間をとられて、実際の仕事に専念できない」 ー そんな経験は誰にもあるはずです。

仕事に必要となる多様な情報は、書類、Web ページ、書籍・雑誌、動画、音声など形態も様々なら、パソコンの中からサーバー、書類キャビネットなど置き場所も様々。

また、パートナーや同僚とのやりとりは、メール、チャット、電話での会話、会議…と、様々な場所で行われています。それどころか保存すらされていない場合もあります。

そして、誰かにある情報について質問しようにも、その人が同じオフィスにいるとは限らず、海外支店とのやりとりとなればその回答はすぐには返ってきません。

これは私たち現代の会社員が抱える一番の問題といっても過言ではありません。情報の分散は、生産性を阻害します。

マッキンゼーの調査によると、私たちは仕事の 19% の時間を何かを探すために使っているといいます。つまり、1 週間の勤務 5 日間のうち、ほぼ丸一日を「探す」という行為に費やしてるということです。

また、何かを探すために仕事を一時的に中断した場合、また作業に戻って集中した状態に戻るまでには時間がかかるため、これも生産性を下げてしまう一因です。この調査では、もしこの「何かを探す時間」を省くことができれば、生産性は 30〜35% 上昇するとも言っています。

また、HubSpot による調査では、82% の調査対象者が、仕事で必要な様々なシステムにログインするために、1 日あたり 1 時間ほどの時間を費やしているといいます。多くの会社は 1 つ〜5 つほどのサービスを情報の保存や共有のために活用しているそうですが、一番極端な例では 88 個ものサービスを使っていたそうです。

こうしたサービス同士は必ずしも連携していませんので、すべての情報を一気に検索することは不可能です。情報を見つけるために時間がかかるのも、不思議なことではありません。

適材適所

88 ものサービスを使っているのは極端ですが、逆に 1 つのツールですべてを済ますのもまた無理があります。

例えば、家が火事になっているときに、消防署にメールで連絡する人はいません。一番緊急を要する件に関しては電話で、回答が欲しい件についてはメッセージングツールでといった適材適所があります。

よって、複数のサービスを上手に使い分けることが大切です。

重要なのはルール作り

それでは、複数のサービスを、チームで使いこなすためにはどうしたらよいでしょうか?重要なのは、チーム全員がそれぞれのサービスをどのように使うかについて理解し、決めたルール通りに実行することです。

例えば、Everote Business をお使いのユーザ様の中には、こんなルールで運用されているお客様がいらっしゃいます。

こうしたルールさえ決めて、すべてを Evernote Business に保存すると決めておけば、蓄積した情報の海から必要なデータをすぐに見つけ出すことができるようになります。また、新入社員トレーニング時にこのルールについて徹底すれば、新しいチームメンバーでも、すぐに過去の情報まで見つけられるようになるでしょう。

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