新生活で使える 3 つの情報整理術

仕事での利用

新生活で使える 3 つの情報整理術

2018/3/15 by 長谷川賢人、奥岡権人

2018/3/15 by 長谷川賢人、奥岡権人

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人事異動があったり、新社会人がデビューしたり、なにかと慌ただしくなるのが 4 月。もともと職場にいた人、新しく来た人、どんな立場でも新たに仕事が増えるでしょう。

新しい仕事を一日でも早くキャッチアップするために、Evernote を使った「新生活で使える情報整理術」をご紹介します。

重要なメールをノートブックに保存

Evernote に登録すると、「送信用メールアドレス」が手に入ることを知らない方も多いのではないでしょうか。Evernote プレミアムは一日 200 通まで、Evernote へメールを転送して「ノート」として保存できるようになります(Evernote ベーシックなら 5 通までこの機能を試せます)。

クライアントからの仕事の指示や、締め切り間近の資料など重要なメールは、メールボックスの中ではなく、 Evernote のノートブックで保存するのもひとつの手。日々、膨大なメールが溜まりがちなメールボックスからは、必要な情報だけを探し出すことさえも手間がかかります。

そんなときにメールをひとつずつ確認するのではなく、プロジェクトに必要な資料をまとめてメールに添付して Evernote に送れば、探す手間が省ける上に、整理された情報にも簡単にアクセスできます。

より使いやすくするテクニックとして、「@」や「#」などの記号をメールの「件名」の最後に追加することで、保存先のノートブックやタグを指定することができます。「@」はノートブック、「#」はタグ、「!」はリマインダーです。なお、メールの件名に複数の記号をつけることも可能です。

たとえば、件名を「○月○日の日報 @振り返り #日報 !2018/03/10」と設定すれば、「振り返り」のノートブックに「日報」のタグが付いて保存され、2018 年 3 月 10 日にリマインドされるようになります。

デスクトップで Gmail を利用している方には、「Web クリッパー」との併用もおすすめです。Web クリッパーは、閲覧中の Web ページを Evernote にノートとして保存できる、ブラウザ拡張機能。ワンクリックで閲覧中のメールを保存できるので、先輩のビジネス名言や、励まされる得意先からの言葉に出合ったら、忘れないように Evernote へストックしておくのはいかがでしょう。「2 年前、こんなこと言ってくれましたよね」と伝えたら、あなたの勤勉さに相手は感心してくれるかもしれません。

なお、Outlook をお使いの方はアドインの「Evernote for Outlook」を利用すれば、Outlook 上で受信したメールと添付ファイルを、モバイル・PC 両方で Evernote のノートとして保存できます

タスク管理は Evernote で

新しい職場では、覚えなければいけないことも多くなります。ファイルの保存場所、パソコンの使い方、会議の予約システム…。膨大な量のインプットに追われる中でも着実に物事を進めるために、Evernote でタスク管理をして「最も重要なこと」から取り掛かる準備をしましょう。

チェックボックスを作るには、文章入力画面で四角にチェックマークがついたボタンを押すだけです。電車移動で時間がないときでも、スマートフォンを片手にシンプルな ToDo リストをつくれば、出社してすぐに仕事に取り掛かれます

ToDo をメモするだけでなく、よりスケジュールを意識するのであれば、タスクの締切も一緒に設定してみましょう。 Evernote で「タスク管理」のノートブックをつくり、タイトルに「日付」を入れて、並びを「作成日順」にすれば、毎日の ToDo を振り返ることも容易くなります。

さらに、1 日ごと、1 週間ごと、1 月ごとでそれぞれのタスクをまとめたノートブックをつくると、短期的あるいは中長期的に取り組むことも一目瞭然です。夕方や夜にリマインドが出るように設定すれば、毎日の進捗が測りやすくなります。

名刺をスキャンして、いつでも取り出せるように

もうすぐお花見のシーズンですね。新生活が始まると社内だけでなく、営業や交流イベントなどを通じて社外の人脈が増えることも多いはず。「袖振り合うも多生の縁」という言葉がありますが、どこかで仕事をする仲になったり、あるいはプライベートでの繋がりがあるかもしれません。

ご挨拶を済ませたら、ノートブックに名刺をカメラでスキャンして、メモと共に残しておきましょう。「誰と、いつ、どこで会ったか」を記録しておくだけでも、次に対面した時に「あの人、顔は知っているけれど……」と手探りで会話するようなピンチも防げるかもしれません。

もちろん「資料に記載するためにフルネームが必要になった」「仕事の詳細を電話で確認したい」というときにも、名刺に書かれた情報も検索できますから、いつでも連絡先を取り出すことができます。

スマートフォンでの名刺スキャンは Evernote プレミアムの機能。メール、タスク、名刺など、新生活を始めるにあたって『必要な情報は、いつも Evernote にある。』ーそんな状態で過ごせれば、慌てることなく一つひとつの仕事に集中して取り組むことができそうです。

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