仕事での利用

情報過多の時代を生き抜くチームになるために

情報過多の時代を生き抜くチームになるために

2018/4/26 by Evernote Japan

2018/4/26 by Evernote Japan

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今では私たちの生活になくてはならない技術が、いかに「新しい」技術であるかを私たちは忘れがちです。例えば、iPhone の誕生から 11 年ほど。そして、ホームページを閲覧するためのブラウザが開発されて、25 年ほど。パーソナルコンピュータでさえ 1970 年代半ばから普及しているということは、そこから 40 年ほどしか経っていません。人類の歴史から見るとこれらの出来事はすべてほんの一瞬に起こったものです。

機械の性能が凄まじい速度で向上し、扱う情報量が飛躍的に増加しているのに比べると、人間の脳の処理能力は急激に進化できるはずもなく、とても追いつけるものではありません。

情報オーバーロードという問題

今日、私たちの周りにはたくさんの情報が溢れています。IoT 時代を迎え、ますます様々なデータが取得され、保存されていきます。一方、私たちはこうした過剰な情報を浴び続けているといっても過言ではありません。メールやウェブなどから得られる文字情報や様々な形式のファイル、写真や動画、音声といったデジタル情報はもちろん、様々な紙・書類、名刺などもあなどれません。

IDC の調査によれば、現代の知的労働者は、必要な情報を見つけ出すという作業に 1 日あたり平均 2.5 時間を費やしているそうです。この 2.5 時間は実際の仕事をできていない時間ということになります。

チームが抱える問題

一緒に働く人数が少ないうちは、すべての仕事についてメンバー間で共有しても、それらの情報をそれぞれの脳内で記憶しておくことが可能です。しかし、チームメンバーが増えるに従って、それではとても間に合わなくなります。会社としてはより多くのことが実行できてよいことですが、チームで全員が同じ情報を共有できないという問題が起きます。

また、情報をただ共有しただけでは、チームメンバーがみんな「同じ認識を持っている」とは言えません。人によってどの情報を重要だと考えるかの基準は違いますし、ただでさえ情報過多なのですから、チームで仕事するなら可能な限りノイズを減らしてこれまで以上に効率的に情報共有しなければなりません。

スペースが可能にする最高の仕事

Evernote Business のスペースは、チームが持つ情報を簡単に管理でき、さらに、重要な情報を分かりやすく伝えることができますので、チームが仕事を進める上での、情報ハブとして利用できます。

例えばある新製品のキャンペーンを行うとします。製品写真、お客様へのお知らせメール内容、タスクリスト、会議の議事録、様々なリサーチ結果など、このキャンペーンに関係するあらゆる情報を一つのスペースにまとめます。そして、マーケティング、営業、カスタマーサポート、経営陣など、Evernote Business アカウント内の関連するメンバーをこのスペースに招待しましょう。このスペースに招待されたメンバーはその瞬間から、スペース内のすべての情報にアクセスできるようになります。

まずは、「新着情報」をご覧ください。ここには、新たに作成されたノート、最近更新されたノートが表示されますので、スペース内の最新情報を確認することができます。

そして、「固定表示されたノート」では、ToDo リストやスケジュールなど、スペースのメンバーに必ず見てほしい重要なノートをピン留めしておくことができます。

スペースを活用すれば、チーム内で何が起こっているのか、チームメンバーに何を知っておいてほしいのかを効率的に知らせることができ、またチームメンバーも必要な情報を見つけるためにどこを見ればいいのかが分かるので、不安なく作業に打ち込むことができます。

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