出張準備を楽にする 3 つの Evernote 活用法

仕事での利用

出張準備を楽にする 3 つの Evernote 活用法

2018/6/7 by 間島ゆかり

2018/6/7 by 間島ゆかり

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1 泊 2 日の出張準備でも、打ち合わせの資料準備、交通ルートの下調べ、飛行機などのチケットの発券、持ち物準備とそれなりの時間が必要なもの。ましてや、期間が長かったり、行き先が海外だったりすると、相当の労力がかかりますよね。

でも、本来時間を割くべきなのは、出張の目的(自社の製品を検討の土台に乗せてもらう、セミナーを成功させるなど)の達成に直結するところ。

そこで今回は、出張準備を楽にする 3 つの Evernote 活用法をご紹介します!準備に役立つ「出張の持ち物テンプレート」もご用意しましたので、ぜひご活用ください。

交通機関やホテルの予約情報を保存

新幹線や飛行機の予約は、ネットで済ませるという方も多いと思います。新幹線の場合は予約番号とパスワードがあれば発券可能ですし、飛行機の場合は e チケットがあれば発券の手間がなく、そのまま搭乗することができますよね。

そうした予約情報はメールで受け取ることになりますが、出張当日にメールボックスの中を慌てて探すということは防ぎたいもの。メールを受け取ったら、メール転送(Evernote プレミアムの機能)か Web クリッパーを使って、Evernote に保存しておきましょう。

この方法は、ホテルを予約した時にも活用できます。おすすめなのは、ホテル情報の「設備」や「アメニティ(備品)」の部分も一緒に保存しておくこと。私はいつも持ち物リストを作る時に参照しています。特に海外出張の場合、「忘れたらコンビニで買う」というのが難しいので、必ずチェックしておきましょう!

カレンダーと関連情報を紐づける

仕事の予定管理には、デジタルのカレンダーを使っているという方が多いと思います。でも、カレンダーに書ける情報は限られていますし、出張に必要な情報は「プレゼンテーション資料」や「訪問先の名刺」「打ち合わせのアジェンダ」など多岐に渡るかと思います。

そこで、必要な情報は 1 つのノートにまとめておき、カレンダーに紐づけておきましょう。やり方はとても簡単。情報をまとめたノートの共有用リンクを、カレンダーの備考欄に張るだけです。

持ち物テンプレートを活用

出張の持ち物はあまり変わらないことが多いので、毎回持ち物リストを作るのは非効率ですよね。そこで、持ち物リストのテンプレートを使い、必要に応じて追加・削除するという方法がおすすめです。

そこで今回は、年間約 100 回の国内出張をしている Evernote の出張マスター・増田良平と、1 年中、国内外を飛び回っている Evernote 日本法人代表の積田英明の意見を参考に作成した、出張の持ち物テンプレートをお届けします!

1 つのノート内に、男女別の持ち物リストが入っているので、適宜加工してお使いください。

>>> 国内出張の持ち物テンプレートはこちら
>>> 海外出張の持ち物テンプレートはこちら

ダウンロード方法:
1. 上記いずれかのリンクをクリックすると、ノートが Web ブラウザで開きます。
2. 「Evernote に保存」を選択します。
3. Evernote ログイン画面が表示されるので、ログインして保存先ノートブックを選択してください。

【ヒント】

  • スマートフォンで表を閲覧する場合、横向きに持ち替えて画面を回転させると見やすくなります。
  • デスクトップ環境 (Evernote for Mac/Windows) で使うと、表の作成・編集、色やフォントサイズの変更などの操作も可能になります。
  • 表の作成・編集方法につきましてはこちらのヘルプ記事をご参照ください。

いかがでしたか?Evernote にこれらの情報を保存しておくと、「あの情報どこ行ったっけ?」と探し回る必要がないですし、お手持ちのスマートフォンでサッと確認することもできます。出張準備をスマートにする活用法、ぜひ参考にしてみてください!

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