実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー

仕事での利用

実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー

2015/3/19 by NTTドコモ

2015/3/19 by NTTドコモ

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この記事は NTTドコモ様による寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

Evernote のメール機能についてこちらの記事でご紹介しましたが、実は仕事でも十分活用できます。日報などの業務報告に利用できる、一歩進んだ使い方についてご説明します。

Evernote アプリをインストールできない業務端末からも送信可能

まずはメール機能の基本ルールをおさらいします。

メールで Evernote に送信するルール
 - 宛先:Evernote メールアドレス (メールアドレスの調べ方)
 - 件名:[ノート名] @[ノートブック名] (ノートブック名を指定しない場合は規定のノートブックに送信されます)
 - 本文:ノートの内容

たったこれだけです。メールを送信することができる端末であれば、スマホやパソコンからだけではなく、あらゆる端末から Evernote にノートを送ることが可能になります。例えばフィーチャーフォンや、業務用のスマートフォン(ドコモの F-04F)等、Evernote のアプリを入れられない業務端末からも送信可能ということです。

これを利用して、共有ノートブック「営業日報ノートブック」に、報告者名と日付をタイトルにしたノートを送信することを想定してみましょう。

作成するメールは以下の通りです。

———————-
宛先:xxxxx.xxxxxxx@m.evernote.com
件名:森 2015年3月20日 @営業日報ノートブック
本文:
本日の訪問先 エヴァンノット株式会社
訪問時間 午後 1:00 ~ 2:00
担当者 増田様

対応内容
Evernote Business のご提案で・・・・・・・(以下略)
———————-
※ここでの重要なポイントは、「営業日報ノートブック」に書き込み権限をもっているアカウントの Evernote メールアドレス宛に送信することです。

これで「営業日報ノートブック」に、「森 2015年3月20日」ノートが送信されました。 

docomo_mar2015_1

件名最後に「+」を付けると、追記可能。添付ファイルもつけられます

先ほど送ったノートに、あとから思い出したことを追記したり、ケータイで撮った写真を添付することも、実はメール送信だけで可能です。作成するメールは以下の通りです。

———————-
宛先:xxxxx.xxxxxxx@m.evernote.com
件名:森 2015年3月20日 @営業日報ノートブック +
添付:画像ファイル.jpg
本文:
補足内容
最後にあったご質問として、ワークチャットの通知を・・・・・(以下略)
———————-
※ここでの重要なポイントは、件名を同じにして、最後に「半角スペース」「+」を入れることです。もし同じ名前のノートが同じノートブックにある場合は、最新のノートに追記されます。

撮った写真もつけることで、より報告らしくなりました。(添付ファイルは追記だけではなく、最初にもつけられます)

docomo_mar2015_2

「!」を付ければ、リマインダーに。忘れずに見てもらえます

最後に、確実に日報の内容を見てもらうために、リマインダー機能を使ってみましょう。これもメールだけで追加可能です。
例えば、リマインダーだけを追加するメールは以下の通りです。

———————-
宛先:xxxxx.xxxxxxx@m.evernote.com
件名:森 2015年3月20日 ! @営業日報ノートブック +
本文:(空白)
———————-
※ここでの重要なポイントは、@の前に「半角スペース」「!」「半角スペース」を入れることです。リマインダーの日時を指定したい場合は、「2015/03/20」のような書式か、明日であれば「tomorrow」で指定することができます。

ここではリマインダー機能の詳しい説明は省略しますが、リマインダーをつけることで、報告を見る人に通知することが可能となります。見る側は、報告を見た後にリマインダーを実行済にすれば OK です。

docomo_mar2015_3

このように Evernote を仕事でご利用する場合は、PDF 等の添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使える Evernote プレミアムか、社内のメンバーで利用するための共有機能がより強化された Evernote Business がお勧めです。

ドコモのスマートフォンを購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンを実施中ですので、この機会にぜひお試し下さい。Evernote Business の場合は 5 名以上の契約で、使い方にあわせた導入支援も行っております。

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