일 관리시에 전자화를 추천하는 3가지 이유

팁과 사례

일 관리시에 전자화를 추천하는 3가지 이유

Posted by Evernote Korea on 12 Oct 2017

Posted by Evernote Korea on 12 Oct 2017

여러분은 업무나 사적인 일 관리를 어떻게 하고 계신가요? 수첩이나 노트에 적거나, 메모지를 붙이거나, 이면지를 활용하는 분도 계실지 모르겠네요.

‘종이에 적는’ 행위는 기억하는 방법으로써 효과적이라고 알려졌지만, 잃어버리거나 오염될 위험이 있습니다. 또한, 전자화를 통해서 일을 관리하는 것에는 다음과 같은 장점들이 있습니다.

1. 언제 어디서나 열람 ・ 편집 가능

‘아, 맞다. 그거 해야지!’라든지 ‘그 안건 어떻게 됐더라?’와 같이 출퇴근 시나 운동 중, 자기 전 등에 갑자기 무언가를 떠올리는 경우가 있죠. 그럴 때 바로 스마트폰을 꺼내서 메모해두면 잊어버리는 것을 방지할 수 있습니다.

Evernote는 Mac, Windows, iOS, Android 및 웹 브라우저에서 이용할 수 있습니다. 예를 들어 출퇴근 시 그날 해야 할 일의 목록을 만들어, 퇴근 후 만들어둔 목록을 웹 브라우저로 보며 작업을 진행할 수도 있습니다.

체크리스트를 만드는 방법은 이곳에서 확인해주세요.

2. 일의 진행 상황 관리 ・ 이동이 간단

하루를 시작할 때 일의 목록을 만들어도 좀처럼 뜻대로 되지 않죠. 갑자기 누군가에게 부탁을 받거나 다시 처리해야 할 일이 생기면 일의 목록을 수정해야 합니다. 또한, 업무를 효율적으로 하기 위해 일을 우선순위와 급한 순서대로 정리하는 분도 많은데요. 이처럼 상황에 따라 정렬을 변경해야 할 필요도 있습니다.

위와 같은 일들을 종이에 적어서 하기는 무척 힘들지만, 디지털 툴을 이용하면 조작이 간단합니다. Evernote의 경우, 일을 복사&붙여넣기 하여 간단하게 이동하거나 정렬을 변경할 수 있습니다. 또한, 기한이 정해진 일은 알리미 설정이 가능합니다.

3. 일과 관련된 정보를 링크

‘고객 제안서 작성’이라는 일을 예로 들어볼까요. 이 경우, 지난 제안서 양식을 찾고, 고객 회사의 홈페이지를 보고, 지금까지의 회의 기록을 참고하는 등 제안서를 작성하기 위해 처리해야 하는 작은 일들이 발생합니다.

Evernote는 일 이외의 이러한 정보도 저장할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같이 필요한 정보를 일 옆에 배치하거나 관련된 노트의 링크를 걸어 작업하기 쉬운 환경을 만들 수 있습니다.

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그럼 마지막으로 Evernote의 대표적인 일 관리 방법을 3가지 소개하겠습니다.

업무와 사적인 일을 하나의 노트에 정리 : 모든 일을 한눈에 보고 싶은 분께 추천합니다.

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하루의 일을 우선순위에 따라 색으로 분류 : 주로 업무 관리에 활용하는 분께 추천합니다. 예를 들어 빨간색은 ‘최우선적으로 할 것’, 파란색은 ‘오늘 중으로 할 것’, 검은색은 ‘내일 이후에 해도 OK’ 등 업무의 우선순위에 따라 색을 정해서 분류하는 방법입니다.

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앞으로 해야 할 일도 하나의 노트에 정리 : 오늘, 일주일, 한 달 이내 등 시간을 구분 지어 일을 나누는 방법입니다. 규모가 큰 프로젝트를 맡거나 단기간에 해야 할 일이 있는 경우에 추천합니다.

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일을 완료한 후에는 체크박스에 체크 표시를 하면 한 것을 잊어버리지 않을 수 있습니다. 또한, ‘완료한 일’이라는 항목을 만들어 이동해두면 과거에 한 일을 다시 볼 때 편리합니다.

더불어 GTD(Getting Things Done)를 베이스로 한, 더욱 완벽한 업무 관리를 하고 싶은 분에게는 Nozbe나 Todoist 같은 작업 관리 툴과 Evernote를 조합하여 사용하는 방법을 추천합니다. 여러분에게 딱 맞는 일 관리 방법을 찾아보세요!

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