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팀이 최대한의 능력을 발휘할 수 있는 “스페이스”

팀이 최대한의 능력을 발휘할 수 있는 "스페이스"

Posted by Evernote Korea on 05 Apr 2018

Posted by Evernote Korea on 05 Apr 2018

오랫동안 찰스 다윈부터 마이클 조던(네, 농구 선수 마이클 조던 맞습니다)과 같은 위대한 사상가들은 팀워크라는 덕목을 강조해 왔습니다. 외골수적인 성격으로 유명했던 스티브 잡스조차 언젠가“대단한 일은 절대 홀로 해낼 수 없다. 사람들이 모여 팀을 이룰 때 가능하다.”라고 말했습니다.

말이야 화려하지만 비즈니스 팀은 헌신, 커뮤니케이션, 목적 의식의 부재로 고충을 겪는 경우가 많습니다. 이 모든 상황은 다음과 같은 궁금증을 불러일으킵니다:

팀워크가 그렇게 좋은 거라면팀으로 일하기는 왜 그렇게 어려울까요?

오늘날 팀들의 문제점

브룩스의 법칙:
지연된 소프트웨어 프로젝트에 인력을 더 투입하면 프로젝트는 더 지연된다.

획기적인 저서 The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering에서 저자 Fred Brooks는 팀에 인원을 추가하면 관계와 책임이 증가함에 따라 커뮤니케이션과 조율 비용이 추가로 발생한다는 사실을 발견했습니다. 이 효과는 너무나 뚜렷해서 브룩스의 법칙으로 알려지게 되었습니다. ‘지연된 소프트웨어 프로젝트에 인력을 더 투입하면 프로젝트는 더 지연된다.’는 법칙입니다.

브룩스는 소프트웨어 개발에 관해 이야기한 것이었지만 그의 법칙은 공동의 목표를 향해 나아가는 모든 그룹에게 적용됩니다. 팀의 크기가 커질수록 모두가 동일한 맥락 안에서 보조를 맞추며 일하기는 더 어려워집니다. 이메일을 간과할 수도 있고, 공지를 놓칠 수도 있으며, 팀 전체가 만나는 회의 일정을 잡기도 거의 불가능합니다. 그리고 팀원들 사이의 투명성이 무너지면서, 진정한 혁신과 파트너십의 기회가 사라져 버립니다.

팀이 최대한 효율적으로 공동 작업을 하지 못할 경우, 생산성이 크게 떨어지고, 수익 기회가 손실되며, 고객 만족도가 낮아집니다. 그 결과 팀 전체가 어려움을 겪습니다.

팀들이 더 효율적으로 정보를 공유하고, 지식을 습득하며, 공동 작업할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요?

Evernote 비즈니스의 스페이스에 오신 것을 환영합니다

팀이 전체적인 그림을 보고 동일한 정보를 공유할 수 있도록 저희는 Evernote 비즈니스에 스페이스라는 새로운 기능을 도입했습니다. 스페이스는 사용자들이 노트 및 노트북과 상호 작용하는 방식을 바꿈으로써 생산적인 팀들이 정보를 공유하고 액세스하며 업무를 완수하는 방법을 재정의합니다.

스페이스는 팀이 아이디어를 행동으로 전환하고 프로젝트를 진행하기 위해 필요한 모든 정보를 공유할 수 있는 중앙의 허브입니다. 프로젝트, 팀, 주제별로 스페이스를 만들고, 노트, 노트북, 문서, PDF, 이미지, 오디오 등으로 채우세요. Evernote 비즈니스 계정의 사용자를 초대하면 초대된 사용자는 스페이스 가입 후 그 안의 모든 정보에 액세스할 수 있습니다. 스페이스는 팀의 모든 작업을 위한 중심 공간으로서 모두가 동일한 맥락 안에서 보조를 맞추며 일할 수 있도록 도와줍니다. 팀 전체가 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있고 언제든 간편하게 액세스할 수 있습니다.

Evernote 비즈니스를 위해 스페이스를 개발하는 과정에서 저희는 많은 팀에 흔하게 나타나는 다음의 다섯 가지 문제점을 발견했습니다. 스페이스는 각 문제점에 초점을 맞추고 이를 해결함으로써 팀이 더 효율적으로 공동 작업을 진행하고 마침내 잠재력을 극대화할 수 있게 도와줍니다.

1. “정보 과부하” 해소

저자 Buckminster Fuller에 따르면20세기에 접어들기 전까지 인간의 지식은 대략 100년마다 2배가 되었다고 합니다. 그러나 1900년 이후, 선형적으로 늘어나던 지식은 기하급수적으로 늘어나기 시작했습니다. 그 결과, 2025년이면 인류의 지식 총량은 매일 두 배씩 증가하게 될 것입니다.

Fuller는 이것을 “지식 두 배 증가 곡선”이라고 명명했습니다.

이게 단순한 지적 논쟁이라고 여기신다면 다시 생각하시기 바랍니다. 실제로 거대하고 현실적인 영향력이 있기 때문입니다. IDC의 추정에 따르면오늘날의 지식 노동자들은 필요한 정보를 찾는 데만 매일 2.5시간을 소비한다고 합니다. 실제로 일을 하는 데 들어간 시간은제외한시간입니다!

스페이스는 팀이 업무를 완수하는 데 필요한 모든 정보를 보관할 수 있는 중앙의 장소를 제공함으로써 이 기하급수적인 성장의 충격을 완화하는 데 도움이 됩니다. 링크, 문서, 이미지, PDF 등 모든 정보를 스페이스에 저장하면 원하는 정보를 정확히 어디서 찾아야 하는지 알 수 있습니다. 더 이상 팀원들의 개인 컴퓨터, 회사 서버, ‘클라우드’에 흩어진 파일을 찾아 헤맬 필요가 없다는 뜻입니다. 또한 Evernote의 강력한 검색 기능을 활용하면 필요한 콘텐츠를 정확히 찾아낼 수 있습니다.

2. 회사의 지식 보존

노동자의 이직률이 어느 때보다도 높아졌기 때문에 대다수의 직원들은 언젠가 회사를 떠난다는 게 기업의 현실입니다.

직원들은 회사를 떠날 때 지식을 가지고 떠납니다. 그 지식을 대체할 수도 있지만 3년 전 캠페인에서 얻은 교훈이 무엇이었는지 아무도 기억하지 못하는 날이 언젠가 다가옵니다. 그 캠페인을 진행했던 사람이 아무도 남아 있지 않기 때문입니다!

그러나 지식이 스페이스에 보존되어 있다면 걱정할 필요가 없습니다. 프로젝트나 팀과 관련된 모든 정보가 그걸 참고해야 하는 모든 사람들과 공유되어 있기 때문에 어떠한 정보도 손실되지 않습니다.

프로젝트를 완료하면 팀의 기록과 교훈을 모아서 스페이스에 저장하세요. 나중에 다시 참고하면 과거의 실수를 반복하는 일을 피할 수 있고 팀이 잘한 부분을 확인할 수 있습니다. 또한 한 번 초대로 신규 채용자들을 즉시 업무에 합류시킬 수 있습니다.

직원들은 입사와 퇴사를 반복합니다. 그러나 Evernote 비즈니스의 스페이스에 노트를 저장해 두면 직원들이 퇴사하더라도 그들의 지식은 회사 밖으로 빠져나갈 일이 없습니다.

3. 중복 작업 피하기

“일찍 일어나는 새가 벌레를 잡는다.”는 속담이 있습니다. 지금은 빠른 속도로 혁신하고, 경쟁사보다 먼저 제품을 시장에 내놓는 기업들에게 엄청난 보상이 따르는 시대입니다. 그러나 팀이 이 목표를 달성하고자 발빠르게 움직이는 과정에서 조직의 프로토콜은 흔들리기 쉬우며 투명성은 첫 번째 희생양이 되곤 합니다.

이 ‘속도의 필요성’에 따르는 여러 가지 위험 중 하나는 내부의 팀들이 서로 연계성을 잃어버리고 결국 다른 팀의 작업을 중복하게 되는 상황입니다. 한 팀 내에서조차 동료가 같은 프로젝트를 진행 중인 줄도 모르고 동일 프로젝트에 매달리는 일이 벌어지기도 합니다!

당연히 이러한 중복 작업은 새로운 아이디어와 지식의 생성에 사용되어야 할 시간을 낭비합니다. 그로 인한 생산성 손실은 비즈니스에 심각한 비용을 초래합니다. IDC에 따르면“1,000명의 지식 노동자를 고용한 기업은 직원들이 기업 내에 이미 존재하는 정보를 복제하느라 너무 많은 시간을 허비하기 때문에 연간 5백만 달러를 낭비한다.”고 합니다.

Evernote 비즈니스에서는 스페이스의 “새로운 소식”과 “고정된 노트” 섹션을 통해 모든 구성원이 팀이 진행 중인 작업과 가장 중요한 정보를 정확하게 확인할 수 있습니다. 또한 스페이스 디렉터리는 회사의 모든 구성원에게 어떤 시점에 어떤 프로젝트가 진행 중인지 한눈에 파악할 수 있도록 해줍니다. 이것은 작업의 중복을 방지하고, 생산성을 향상시키며, 회사 전체의 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

4. 어디서나 필요한 정보에 액세스

최근에 가장 두드러진 업무 방식의 변화 중 하나는 원격 근무의 증가입니다. 인터넷 속도가 빨라지고 일과 생활의 균형에 대한 욕구가 커짐에 따라, 어느 때보다도 많은 사람들이 전통적인 형태의 사무실 바깥에서 일을 하고 있습니다. 실제로 GitLab, Buffer, Zapier같은 회사들은 100% 원격 인력으로 운영됩니다.

Evernote 비즈니스의 스페이스를 통해 팀원들은 어디에 있든 서로 연결된 상태를 유지합니다. Evernote 비즈니스는 사용하시는 모든 장치에서 자동으로 동기화되기 때문에, 모두가 스페이스에서 항상 최신 정보를 확인할 수 있고 중요한 정보가 간과되지 않습니다.

예를 들어, 이동 중인 영업 사원이 새로운 고객 주문을 스페이스에 추가하면 스페이스의 모든 구성원은 “새로운 소식” 섹션에서 이를 확인할 수 있습니다. 사무실에 있는 경리 부서도, 다른 주에서 근무하는 창고 팀도, 심지어 재택 근무를 하는 재무 분석가까지도 이를 순식간에 확인 가능합니다.

Evernote 비즈니스의 스페이스에 있는 팀의 정보를 활용해 팀원들과 보조를 맞추며 일할 수 있습니다.

5. 워크플로우 개선

아마도 BYOB(Bring Your Own Bottle/Beer, 술은 각자 지참)라는 두문자어를 잘 알고 계실 것입니다. 비즈니스의 최신 트렌드는 그동안 BYOD(Bring Your Own Device, 기기는 각자 지참)였습니다. 하지만 이제 기업 문화는 BYOA:Bring Your Own App(앱은 각자 지참)의 시대로 접어들고 있습니다.

팀원들마다 각자의 업무 방식이 있고, 업무 완수를 위해 즐겨 사용하는 도구도 다릅니다. 기업들은 직원들을 규제하려 들기보다 직원들 스스로 마음에 드는 앱을 찾아서 사용하도록 하는 편이 더 효과적이라는 사실을 점점 더 깨닫고 있습니다. 그러나 팀이 여러 앱, 제품, 문서 사이를 끊임없이 전환해야 할 경우, 정보가 손실될 뿐만 아니라 협업에 어려움이 빚어집니다. 업무에 BYOA를 도입하려면 어느 팀에나 잘 맞는, 다재다능하고 유연한 도구가 필요합니다.

Evernote 비즈니스는 Salesforce, Slack, Google Suite 등 여러분이 애용하시는 앱뿐 아니라 Apple Watch나 Amazon Echo 같은 장치와도 연동되기 때문에 기존의 워크플로우를 개선해 줍니다. 이러한 도구 안의 정보를 Evernote 비즈니스에 직접 저장한 다음, 스페이스로 옮겨 팀 전체와 통찰을 공유하세요.

우선, Evernote 비즈니스의 30일 무료 시험사용을 신청하시고 스페이스를 통해 팀이 최상의 업무 성과를 달성할 수 있는 방법을 알아보세요.

 

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※본 블로그는 미국에서 발표한 블로그의 번역으로 일부 관련 페이지가 영문인 점 양해해 주시기 바랍니다.

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