4 Estratégias Efetivas para Organizar o Evernote

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4 Estratégias Efetivas para Organizar o Evernote

Escrito por Julia Figueiredo, em 16 fev 2016

Escrito por Julia Figueiredo, em 16 fev 2016

Pense no Evernote como o motor que ajuda a manter o seu mundo rodando.

Se você retirasse a tampa do motor, você se surpreenderia em saber que há uma capacidade de criar um motor confiável e fiel (como um Ford) ou super esportivo (como um Ferrari).

Mas como exatamente você pode fazer este motor funcionar?

Não importa qual motor você deseja, o mais importante é lembrar que o sistema deve refletir suas necessidades. Uma família de quarto pessoas não precisará daquele carro esportivo tanto quando de uma minivan ou uma caminhonete. Com o Evernote, é a mesma coisa: você deve identificar seus desafios e, depois disso, decidir qual sistema organizacional melhor ajudará a realizar tarefas de forma mais produtiva.

Organização tem sido sempre um assunto importante em nosso blog, nas redes sociais e no fórum. Dado que o poder do Evernote é a sua flexibilidade, discussões sobre qual sistema é melhor não vão deixar de existir tão cedo. Para todas as pessoas singulares que usam nosso produto, existem maneiras ilimitadas de aproveitá-lo.

De pilhas de cadernos a etiquetas até sistema algum, aqui está um resumo de alguns dos nossos métodos organizacionais favoritos.

1. Pesquisa
Nível de Configuração: Fácil
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Nível de Manutenção: Fácil
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Um dos maiores perigos ao adotar um sistema organizacional é sobrepor as coisas. O que você captura? Como você categoriza o conteúdo? Como você vai encontrá-lo depois?

Teoricamente, você não precisa se organizar em tudo. Você pode criar um número ilimitado de notas e confiar na pesquisa poderosa do Evernote para encontrar qualquer conteúdo dentro delas, mesmo texto em arquivos anexados, como PDFs.

Confiar na pesquisa como estrutura organizacional também permite que você importe uma grande quantidade de conteúdo de fora do Evernote sem se preocupar com quais cadernos ou etiquetas usar. Você pode capturar conteúdo com o nosso Web Clipper, enviar e-mails diretamente para o Evernote ou mesmo usar aplicativos para capturar conteúdo como IFTTT, Zapier, ou Scannable.

2. Etiquetas
Nível de Configuração: Moderado
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Nível de Manutenção: Moderado
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Etiquetar ou não etiquetar, essa é (muito) frequentemente a questão. As etiquetas podem ser a base de um fluxo robusto de produtividade, e elas têm muitos adeptos. Michael Hyatt e Thomas Honeyman imediatamente vêm à mente. Ambos têm escrito extensivamente sobre como e por que eles usam as etiquetas.

O fator mais importante é que as etiquetas ajudam a construir uma fundação sob medida para seus fluxos de trabalho específicos. Para Michael Hyatt, etiquetas alinhadas fornecem uma estrutura necessária que mantém seu sistema de arquivamento em dia e eficiente .

O guru de mídia social Bryan Kramer vê as etiquetas como uma poderosa forma de arquivar informações e encontrá-las rapidamente mais tarde, em um esforço para construir sua própria marca:

REALMENTE, ETIQUETAR PODE PRIMEIRAMENTE PARECER UMA TAREFA DIFÍCIL. ENTRETANTO, VOCÊ NÃO PRECISA ETIQUETAR TODAS AS NOTAS. APENAS AS NOTAS MAIS IMPORTANTES QUE PERMITIRÃO QUE VOCÊ ARQUIVE SUAS INFORMAÇÕES PARA FÁCIL ACESSO MAIS TARDE. E, SE VOCÊ USAR UMA ETIQUETA ERRADA, NÃO TEM PROBLEMA. O EVERNOTE POSSUI UM ÓTIMO SISTEMA ORGANIZACIONAL QUE PERMITE QUE VOCÊ ENCONTRE SUA ÚLTIMA PESQUISA E AINDA PERMITE QUE VOCÊ CRUZE DETALHES DE REFERÊNCIA.

Recursos & Guias sobre como usar as etiquetas no Evernote:
Organize com etiquetas
Dicas para organizar notas, cadernos e etiquetas

3. Pilhas de Cadernos
Nível de Configuração: Moderado
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Nível de Manutenção: Fácil
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Se as notas são um elemento fundamental em seu conteúdo, você deve estruturá-las da melhor maneira para atender a suas necessidades. Uma das melhores formas é usar o poder das pilhas de cadernos.

Como o consultor de produtividade do Evernote Stacey Harmon observa, as pilhas são blocos que constrõem o sucesso dentro do Evernote:

CADERNOS E PILHAS… FORNECEM UMA ORGANIZAÇÃO HUMANAMENTE AMIGÁVEL PARA SEUS DADOS NO EVERNOTE. VOCÊ PODE AGRUPAR VISUALMENTE NOTAS E PROJETOS DA FORMA QUE FOR MAIS CONVENIENTE PARA VOCÊ. PENSE NOS CADERNOS COMO PASTAS E, NAS PILHAS, COMO ARMÁRIOS PARA ARQUIVO.

Harmon também enfatiza que é vital se empenhar em encontrar um sistema que funciona para você. O Evernote é flexível o suficiente para que você possa definir uma estrutura para se organizar, e se você não gostar dela, é relativamente simples e rápido adotar uma nova estratégia.

“Não tenha medo de criar cadernos e pilhas e organizá-los da melhor forma para você.” diz Harmon. “Não é difícil alterar a estrutura de seus cadernos e pilhas. Uma vez que as informações estiverem no Evernote, é muito fácil movê-las (você só precisa aprender como). A maioria dos usuários fazem várias iterações na estrutura de seus cadernos e pilhas ao longo do tempo. O que você mantém no Evernote se desenvolve. A maneira como você conduz os negócios se desenvolve.”

Não importa como a sua empresa faz, seus cadernos e pilhas podem evoluir de acordo com você.

Recursos e Artigos:
Como organizar cadernos em pilhas
Como organizar notas em cadernos distintos

4. Títulos de Notas
Nível de Configuração: Desafiador
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Nível de Manutenção: Moderado
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Você também pode usar os títulos de suas notas para criar um sistema organizacional tão flexível quanto a sua imaginação.
O autor Jamie Todd Rubin prefere criar convenções de nomenclatura que não são redundantes e que o ajude a usar a pesquisa de forma mais poderosa. Por exemplo, ele definiu uma estrutura de nomenclatura que o ajuda a entender quais livros que ele leu em um determinado momento.

Eu mantenho em dia toda a minha leitura no Evernote. Gosto de saber quando comecei a ler alguma coisa e quando eu terminei de ler algo. (Eu tenho uma coleção inteira de scripts que extraem análises interessantes desses dados.) Se eu quisesse ver a lista de coisas que li, de Stephen King, por exemplo, eu poderia executar uma pesquisa simples que teria esta aparência:

Etiqueta: lendo Criada: 2013 por Stephen King

Nomear convenções também pode ser usado para organizar as notas dentro dos cadernos. Para usar este recurso, é importante saber:

Caracteres especiais ( .,_,@#!) serão classificados antes dos números.
Números (0 – 9) serão classificados após caracteres e pontuação, mas antes de caracteres alfabéticos.

Qual é a sua forma favorita de organizar notas? Conte-nos deixando o seu comentário.

 

 

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14 Comentários RSS

  • Ygor Lira

    Acredito que um recurso muito interessante seria poder empilhar vários níveis de cadernos. Os projetos se subdividem em muitas partes específicas. Acho que dirão para fazer isso com as etiquetas. Porém, muitas etiquetas acabam tendo que ter o mesmo nome do caderno ou das notas para vc não se perder na organização, o que acaba sendo uma complicação a mais…

  • Básico de Evernote: uma nota pode ter várias etiquetas, mas só pode estar em um caderno. É assim que escolho se vou criar um caderno ou uma etiqueta para um grupo de notas.
    Além disso, cadernos podem ser sincronizados off-line e compartilhados; etiquetas, não.
    E, sim, o título da nota tem que dizer tudo, mesmo que seja uma redundância de alguns cadernos e etiquetas.
    Do resto, a busca da conta. É assim que eu faço.

  • Raphael Schubert

    Excelente ideia a do @Ygor Lira – Eu já havia pensado em algo semelhante, mas a maneira que ele conseguiu explicar ficou até mais interessante de como eu havia pensado… +1 na idéia ali equipe Evernote!!

  • Também acho que os cadernos deveriam ter subdivisões, como ocorre no OneNote. Seria uma coisa simples de fazer que ajudaria muito.

  • Henrique Duarte

    Concordo plenamente com Ygor Lira, se o Evernote implementasse o recurso do empilhamento dos cadernos por níveis ajudaria muito aos usuários se organizarem de forma simples.

  • Pablo Favero

    Utilizo uma mescla de todos os recursos apresentados. Comecei usando o Evernote inicialmente no Trabalho, mas agora também utilizo na vida pessoal, compartilhando cadernos em família.

  • Acho a disposição das notas e dos cadernos meio complicados, eu acho que funcionaria muito melhor se tivesse o mesmo sistema de abas como o OneNote, falta só essa facilitação na navegação entre as notas e cadernos para o Evernote ficar perfeito!

  • Marcia Janete

    Utilizo bastante o Evernote e prefiro organizar meus projetos por cadernos. E também vou me juntar aos outros que solicitaram o empilhamento por níveis dentro dos cadernos…acredito que agilizaria bastante o trabalho e na minha opinião ajuda a separar tudo de maneira mais específica e organizada.

  • Concordo com Ygor.
    Mais níveis de cadernos apenas acrescentaria ao serviço do evernote.

  • Marcelo dos Santos

    Uma das coisas que sinto muita falta no Evernote e que me o obriga a usar o Quip com meu time é a facilidade de várias pessoas trabalharem juntos em uma nota assim como se faz nos aplicativos do Google (GDocs, GSheet, etc). No Evernote isto não é tão online e por isto o Quip ainda está sendo mais usado. Esta á a única feature do Quip que é melhor do que o Evernote, porém ela é “matadora” para trabalhar em grupo, principalmente para quem está acostumado a usar os apps do Google.

  • Sobrevivo com as tags. Aliás sou viciado nelas. Tenho 5 cadernos e trocentas tags.

  • Felipe

    Também concordo que falta o empilhamento em mais níveis. Seria perfeito se isso fosse implementado, a organização ficaria bem melhor.
    Uma outra coisa que poderia ser implementada é que as notas compartilhadas pelo chat pudessem ser arrastadas para algum caderno. As compartilhadas só podem ser copiadas. E quando são copiadas perde-se o compartilhamento, pois vira uma nova nota. Acho que deveriam ser iguais aos cadernos compartilhados pelo chat. Quando você clica no caderno compartilhado automaticamente ele vai para a lista de cadernos.