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Organização para Pequenas Empresas

Organização para Pequenas Empresas

Escrito por Pamela Rosen, em 12 maio 2017

Escrito por Pamela Rosen, em 12 maio 2017

Comentário

Vejo isso toda vez que vou ao escritório do meu contador. Pilhas de papel no bebedouro. Arquivos de impostos em todas as prateleiras. Brinquedos de cachorro no canto. Revista Casa e Jardim de agosto de 2005 na mesa. Objetos pessoais (Aquilo… é uma foto de formatura de 1986?) nas paredes e nas mesas. Marcas da mancha deixada no tapete que anos atrás sofreu um acidente envolvendo um bebê fazendo o que não devia. Meu contador mantém um escritório pequeno de três pessoas no mesmo local há décadas. É uma nostálgica viagem de volta para uma época mais simples e completamente ineficiente. Foi esse escritório que me veio a mente quando conversei com Connie Anderson, Organizadora Profissional Certificada (CPO), que se especializa em ajudar pequenas empresas como essa a organizar e tomar de volta o controle do seu ambiente de escritório.

Connie Anderson, CPO

Connie Anderson, CPO

Connie entra e cria uma tela em branco pra eles. O plano de ataque sempre é o mesmo: começar com o que ela chama de “posto de comando”—a mesa do dono. A partir dali, ela reconstrói um espaço de escritório que anima todos os funcionários a trabalharem todos os dias. “Eles estão cientes que não estão funcionando em capacidade plena, e sabem que já muita coisa desatualizada atrapalhando o que é realmente importante agora”, disse Connie.

“Donos de empresas são tão focados em manter o negócio funcionando, que não percebem a que nível chegaram. O ponto crucial geralmente é quando percebem que estão atrasados na cobrança dos clientes, quando não conseguem encontrar os documentos tributários que precisam, ou quando não conseguem lembrar quem já recebeu uma fatura e quem atrasou o pagamento. O dono da empresa entra em pânico quando ele não encontra onde cada coisa está.”

Quanto há muitas coisas, é impossível ser eficiente. Você não enxerga mais aquilo que precisa.

Connie diz: “Limpamos a mesa completamente. Tiramos a poeira e as manchas de café. Depois eu faço o dono da empresa sentar, respirar fundo e pergunto como ele quer se sentir na sua mesa e que imagem deseja passar aos clientes ou colaboradores quando eles entrarem no seu escritório?”

Ela admite que geralmente isso é uma jornada emocional para seus clientes. Ela lembra de uma clássica cena do filme Como Enlouquecer seu Chefe, na qual um funcionário se apega a um grampeador vermelho enquanto o ambiente é destruído ao seu redor. Ela ri dizendo: “As pessoas se identificam com aquilo. Elas trazem objetos de fora do trabalho para se lembrarem que existe mais coisas na vida do que o trabalho. Elas trazem algo que seu filho fez na escola, certificados e prêmios que receberam nos anos anteriores, uma planta que simboliza o mundo externo, e brindes de conferências e feiras comerciais—saquinhos cheios de lembrancinhas que eles nunca mais olharam.”

Connie ressalta que existe um significado mais profundo para todos esses objetos efêmeros. “Se as pessoas precisam ser lembradas de uma vida fora do trabalho, elas não estão trabalhando 100%. O sentido da organização do escritório é trazer essas pessoas de volta para um lugar onde elas possam reconquistar suas vidas, em vez de ficar olhando para fotos de como elas gostariam que ela fosse.”

Ela lembra rapidamente aos clientes que não está ali para jogar fora todos os amados amuletos e brinquedos, mas sim para ajudar os donos e empregados a encontrarem os itens com os quais eles possuem maior conexão. “Tive uma cliente que tinha um acessório para fita com o formato de uma taça de martini, e outro que parecia um salto alto. Por que ela precisa dos dois?” Porém, Connie não exclui a possibilidade de fazer um rodízio dos itens preferidos mensalmente. “Mas quando se torna camada em cima de camada, as coisas perdem o poder de inspirar e lhe dar aquele intervalo que você precisa pra se reenergizar”, ela diz. “Isso também pode significar o tipo de caneta que você usa. Você se sente bem com ela na sua mão, você gosta da cor? Até mesmo os materiais de escritório mais básicos podem ser fonte de melhoria emocional.”

Pronto para tornar-se paperless? E o que fazer com todo o papel?

No escritório, Connie ajuda seus clientes a se mudarem para um ambiente mais paperless, e apresenta diversas opções para armazenamento externo de papéis e arquivos que não são acessados com tanta frequência, ou que são mantidos como arquivos. Mas primeiro, é necessário expurgar o papel que simplesmente não é mais necessário. “Reciclamos e fragmentamos em armários,” ela diz. “Nos certificamos que os arquivos estão claramente etiquetados, e revisamos o fluxo de papelada com toda a equipe para ter certeza que não perderemos o controle novamente,” ela diz.

Já que cada um tem uma opinião diferente sobre tais considerações, fazer com que pessoas concordem sobre um ambiente pode ser desafiador. Connie acha que os estilos de trabalho por geração podem ser um desafio. Ela diz: “É típico da geração Y trabalhar em uma atmosfera descolada e minimalista. E isso não tem problema. Algumas pessoas são muito focadas em papel, e outras simplesmente cresceram com a tecnologia. Não existe uma maneira correta de se organizar.”

Connie adiciona uma ressalva a isso dizendo que cada trabalhador precisa pensar se o seu estilo de trabalho projeta a impressão que eles querem dar. “Trabalhadores mais jovens estão acostumados a dispositivos. Eles não precisam colocar fotos nas mesas ou post-its nas paredes. Está tudo nos telefones e dispositivos eletrônicos deles. Se os seus sistemas de arquivo e papel reprimem sua produtividade ou revelam sua idade, talvez esteja na hora de fazer uma transição.”

Connie aponta rapidamente que ela compreende que algumas pessoas trabalham melhor com dicas visuais e papel, e tudo bem com isso. “O problema é quando as mesas estão empilhadas de post-its escritos há 9 meses. Quando tem muita coisa, é impossível ser eficiente. Você não vê aquilo que precisa mais.”

Negociando para equipes organizadas

O que significa ser organizado? Essa é uma pergunta que equipes de empresas devem enfrentar junto com Connie, e é uma discussão de várias faces. Ao organizar uma equipe, Connie serve como uma técnica e facilitadora de organização, juntando grupos em uma unidade coesa.

Ela explica: “Precisamos entender o estilo de organização de cada pessoa. Precisamos considerar dificuldades de aprendizagem que um colaborador pode não saber sobre o outro. Cada membro da equipe precisa acreditar que a organização é essencial para a produtividade da equipe. Estabelecer isso é o primeiro passo. A organização da equipe sempre é uma experiência emocional. A negociação desempenha um grande papel na hora de criar um esforço de organização conjunto, e sim, muitas vezes, as pessoas precisam aprender a mudar alguns hábitos.”

Connie trabalha com cada membro da equipe para criar suas próprias soluções e sistemas que funcionam dentro dos processos de equipe recém-organizados. Ela também ensina os funcionários a valorizar o esforço necessário para manter a organização. “Estamos produzindo algo todos os dias. Não existe um final para a organização. É por isso que deve haver um sistema definido”, ela lembra aos clientes.

Ela diz que a chave é se juntar para criar e manter sistemas eficientes de escritório que funcionam para cada estilo. Através da discussão, os clientes dos escritórios de Connie chegam à um acordo sobre o que funciona para cada ambiente em particular. “Conversar sobre o estilo de organização normalmente não é um tópico ensinado em um ambiente de negócios, então quando eles se encontram comigo, geralmente é a primeira vez que as pessoas são ensinadas sobre como elas podem ter um dia eficiente, em vez de simplesmente ouvirem: ‘é assim que as coisas funcionam aqui’. Eu ofereço diversas soluções para fazer os cérebros deles funcionarem. Nem todas as minhas ideias vão se encaixar bem, mas eles podem estimular suas próprias soluções, considero isso uma solução de organização bem sucedida.”

Mantendo o home-office profissional

Muitas vezes, uma pequena empresa consiste em uma única pessoa, e o escritório é em uma casa. A organização do home-office é tão importante quando a configuração do escritório tradicional. Só porque clientes e funcionários não veem a bagunça, não significa que ela está afetando a produtividade.

Connie reconhece que “Você não enxerga sua própria bagunça depois de um certo tempo. E na sua casa, o risco dos itens pessoais é muito maior. O home office se torna o local de desova de roupa suja, fotos e compras de supermercado não organizadas.” É aí que você precisa de uma organizadora profissional como Connie para lhe dar ideias frescas. Ela diz: “Acredito que todo mundo possui um organizador interno. É o meu trabalho trazer ele para fora. Você chega até lá ao falar sobre o que a organização significa para você.”

Assim como no escritório externo, organizar um home office é uma questão emocional. Connie ajuda alguns donos de empresas a visualizar o lado positivo de organizar como uma forma de fazê-los entender a importância disso. “O que está do outro lado?” ela sempre pergunta aos clientes, querendo dizer, “O que você vai receber em troca dos passos extras que vai dar para permanecer organizado? Vai ser conseguir fazer os hobbies que você vem adiando? Convidar as pessoas para sua casa novamente? Como você quer se sentir ao abrir a porta?” Levar essas coisas em consideração ajuda a pessoa a chegar à conclusão que a organização do home office não só é necessária para a produtividade, como para o bem estar do dono.

“Eu repito toda a hora as palavras de Kacy Paide, que escreveu The Inspired Office, quando ela diz: Respeite seu espaço. Se você não respeitar, ninguém mais vai”, diz Connie.

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