Dicas e Histórias

Dicas legais de um especialista em Evernote

Dicas legais de um especialista em Evernote

Escrito por Evernote Brasil, em 12 jul 2017

Escrito por Evernote Brasil, em 12 jul 2017

Comentário

Os fãs do Evernote são um grupo apaixonado. Mas aí existe Vladimir Campos, um entusiasta do Evernote aqui no Brasil, que transformou sua paixão por organizar notas em um emprego de verdade.

Como um Consultor Certificado Evernote (ECC), Vlad ajuda empreendedores a fazerem o salto para organizar escritórios sem papel. Além disso, ele tem um canal de YouTube famoso para ensinar dicas e truques do Evernote para o público. Ele também apresenta um podcast semanal sobre o Evernote, chamado Diário de um Elefante, e é o autor do livro Organizando a vida com o Evernote, um best-seller por aqui.

Mantenha tudo Simples

Algumas das dicas que ele oferece aos ouvintes e leitores pode já ser familiar para fãs de longa data do Evernote, mas para aqueles que só estão começando agora, as recomendações do Vlad são uma revelação. Uma das preferidas dele é uma convenção de nomes que o ajuda a lembrar para quais cadernos deve enviar e-mails. “Posso enviar um e-mail diretamente para um caderno, mas preciso me lembrar o nome do caderno para fazer isso”.

“Então eu deixo os nomes dos cadernos o mais simples possíveis. Uma palavra. Isso é especialmente bom para empresas, onde muitas pessoas estão enviando informações por e-mail para o mesmo caderno. Chamo os cadernos de ‘Saúde’, ‘Clientes’, ‘Público’, e assim em diante. Não tenho que me lembrar de tantos nomes de cadernos.”

Aprenda a enviar e-mails para cadernos específicos no Evernote >>>

No Caminho para o Paperless

Vladimir possui uma estratégia simples para construir seu negócio—dar o seu conhecimento de graça. Esse é o modelo por trás do seu podcast e dos seus vídeos, o que leva tanto a trabalhos de consultoria de clientes de empresas e aumento nas vendas de livros.

Vlad diz que: “Clientes de empresas vem até mim quando percebem que não conseguem encontrar as coisas, e eles sabem que nada está funcionando. Perceber que precisam de ajuda, geralmente é a parte mais difícil da jornada.” Assim que Vlad inicia o trabalho com um novo cliente, ele começa ao descobrir a melhor maneira de integrar o Evernote no fluxo de trabalho existente da empresa. Ou, se a empresa não tem um, ele colabora com os seus clientes para construir um fluxo de trabalho para eles.

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“Deixo que os clientes façam a maior parte do trabalho porque eles precisam aprender a fazer por conta própria”, ele explica. Enquanto ele trabalha com a gerência, se certifica de que todos os membros da equipe façam seu curso online, Evernote para Iniciantes. O objetivo é fazer com que suas equipes de negócios sejam o mais sem papel possível.

“Eu não sou contra o papel. Só que é mais difícil encontrar informações dessa forma. É muito mais fácil armazenar as coisas eletronicamente e depois fazer uma pesquisa onde quer que você esteja. É isso que ensino aos meus clientes.”

“EU NÃO SOU CONTRA O PAPEL. SÓ QUE É MAIS DIFÍCIL ENCONTRAR INFORMAÇÕES DESSA FORMA.”—VLADIMIR CAMPOS, ECC

Com etiquetas, você está organizado

Antes de Vlad aparecer, as empresas que ele ajuda geralmente se veem repetindo tarefas sem necessidade, perdidas nos rastros de papel. “Se você liga várias vezes para o mesmo cliente, e eles falam com funcionários diferentes, às vezes é difícil encontrar os registros das ligações anteriores. Então geralmente, as informações estão espalhadas. Se você possui um caderno compartilhado, e todo mundo trabalha nele, então todo mundo pode enxergar a informação e continuar de onde pararam.”

Vlad descreve um cenário em que cada cliente possui um caderno e todo mundo que lida com aquele cliente adiciona coisas ao caderno. Ele recomenda: “Configure um sistema simples de etiquetas, e após cada contato, marque o caderno com o estágio do processo de venda que cada cliente está. Depois todo mundo estará no circuito o tempo todo.” Vlad nota que a maioria dos seus clientes ficam surpresos com a velocidade que eles conseguem encontrar os documentos que precisam, mesmo se o seu novo sistema hospeda mais de 10 mil itens.

Crie uma estrutura de etiquetas que funcione para sua empresa>>>

As chaves para uma pesquisa afinada

Apesar de seus clientes de negócios geralmente serem iniciantes no Evernote, Vlad às vezes usa seu blig e podcast para falar sobre recursos mais avançados do Evernote. Seu truque preferido envolve a sintaxe de busca. “São palavras que você pode usar para criar uma pesquisa mais poderosa ao combinar necessidades diferentes em uma só. E se você quiser excluir certos itens como etiquetas, é só usar o símbolo de menos (-).”

Um exemplo da fórmula de sintaxe do Vlad pode ser parecido com isso: caderno:Saúde -etiqueta:consulta. Isso abriria todas as notas no caderno que você nomeou como “Saúde” exceto aquelas etiquetadas com consulta. Ela ordena as notas e ajuda você a encontrar o que precisa mais rapidamente. Vlad aconselha que: “Esta sintaxe não é limitada a dois itens, conforme esse exemplo mostra. A beleza disso é que você pode combinar quantos parâmetros desejar.”

Vlad usa variações deste truque na sua própria vida. Ele diz: “Assim que você define essa sintaxe de pesquisa, é possível salvá-la nos seus atalhos para ser usada novamente. Por exemplo, eu viajo muito. Configuro uma regra no Gmail para enviar automaticamente e-mails relacionados à viagens no meu caderno padrão chamado ‘Arquivo’. No Evernote, salvei uma pesquisa para a palavra “ticket” no Arquivo menos a etiqueta “feito”, desse jeito: caderno:Arquivo ticket -etiqueta:feito. Uso o sinal de menos para filtrar a palavra “feito” para que eu não enxergue as viajens que já fiz. Isso mostrará todos os tickets das minhas próximas viagens, em um só clique.” Quando Vlad volta de viagem, ele etiqueta todas as notas da viagem como “feito” para que ele possa filtrar essas viagens concluídas em pesquisas futuras.

Saiba mais sobre a sintaxe avançada de pesquisa do Evernote >>>

Produzir grandes quantidades de conteúdo para um blog, um livro, um podcast, e seus workshops ao vivo que são cada vez mais populares, requer um fluxo constante de novas ideias. Vladimir diz que ideias aparecem para ele simplesmente no dia a dia, resolvendo problemas de produtividade para seus clientes ou promovendo seu trabalho. Ele geralmente diz que um negócio bem sucedido significa “mudar ou morrer”, então ele agora busca ganhar mais conhecimento sobre o comportamento humano e o aprendizado informatizado.

Quando mais ele sabe, mais ele pode ensinar, mas usando as novas edições do seu livro, mais podcasts, e um calendário crescente de workshops ao vivo, ele sabe que o Evernote estará no centro de tudo.

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