Dicas e Histórias

Sobrevivendo o Escritório Aberto (É Sério, Não é Tão Ruim Assim)

Sobrevivendo o Escritório Aberto (É Sério, Não é Tão Ruim Assim)

Escrito por Jessi Craige, em 17 jan 2018

Escrito por Jessi Craige, em 17 jan 2018

Comentário

São dez horas, e eu tiro os olhos da minha primeira (tá bom, segunda) xícara de café e perco a atenção. É porque há um visitante no escritório. Quando nossa recrutadora traz novos candidatos, ela faz um tour rápido com eles, sempre passando pela minha mesa. Ela diz: “Aqui fica a equipe de marketing. Dá pra ver que temos um escritório aberto, o que é muito bom para a colaboração.”

Uma grande parte da vida aqui no Evernote é nosso ambiente de trabalho aberto. Acreditamos que isso nos ajuda a trabalhar de maneira mais colaborativa, desenvolver relacionamentos, e cultivar uma cultura transparente.

E não estamos sozinhos, escritórios abertos estão em todos os lugares hoje em dia. Na verdade, em torno de 70% dos escritórios nos Estados Unidos possuem algum tipo de conceito aberto, de acordo com a Associação de Gerenciamento de Instalações Profissionais.

Mas nem todo mundo é um fã. As críticas vão desde “9 motivos pelo qual escritórios abertos são loucamente idiotas” até “As vítimas do escritório aberto lutam de volta”. Atacar o escritório aberto está tão em moda quando o layout aberto em si.

Tenho que admitir, mesmo eu sendo um introvertido de estágio 5, parte desse ataque parece ser um pouco duro. Não é tão ruim assim né?

Então, em vez de extrair as virtudes dos escritórios abertos ou escrever um protesto sobre porque eles não funcionam, criamos a lista definitiva de prós e contras do escritório aberto. E não importa de qual lado você esteja, temos dicas sobre como as equipes e líderes podem fazer com que os espaços de trabalho abertos funcionem.

Equipe aberta: vamos ouvir os profissionais

Apesar de toda a negatividade, defensores do escritório aberto vão desde Michael Bloomberg até Steve Jobs. O CEO do Facebook Mark Zuckerberg até contratou Frank Gehry para arquitetar o maior plano de escritório aberto para uma legião de engenheiros.

Não é difícil ver o porquê, especialmente quando você considera as alternativas.
Escritórios de cubículos podem lhe dar um pouco de privacidade, mas estavam longe de serem adorados. Feios, impessoais e rígidos, eles foram satirizados em vários quadrinhos do Dilbert. E, apesar de escritórios privados serem atraentes, dar um cantinho para todos é simplesmente mente irrealista. (Culpa da geometria Euclidiana!)

Mas o escritório aberto não é apenas uma iniciativa corporativa da moda para apertar mais pessoas. Aqui estão alguns outros benefícios:

Vamos colaborar. Ok, você provavelmente viu essa há muito tempo. Mas sim, é muito mais provável você colaborar e se conectar com seus colegas de trabalho se puder de fato, vê-los.

É possível pedir conselho sem precisar se intrometer em portas fechadas. Em vez de mandar um e-mail, é possível andar até onde quiser e de fato falar. Pessoalmente. E especialistas concordam que a comunicação face a face é o melhor tipo. De fato, um estudo descobriu que um pedido face a face é 34 vezes mais provável de ser bem sucedido do que um pedido por e-mail.

A intuição que somos mais prováveis a colaborar não é sem mérito. Um estudo descobriu que aqueles que estão no mesmo andar tem 57% mais probabilidade de colaborarem do que aqueles que não estão. Outro estudo descobriu que colocar os trabalhadores certos próximos uns dos outros leva a um aumento de 15% no desempenho.

Vamos nos conhecer. Planos de escritório aberto também aumentam a interação pessoal. Laços inesperados se desenvolvem enquanto piadas pulam através da sala e almoços improvisados são organizados. E estudos mostram que os relacionamentos de trabalho possuem um grande impacto. Pesquisas mostram que ter apenas um amigo no trabalho faz com que seja mais provável que você permaneça lá.

Acendendo a criatividade. Reunir todas as pessoas em um espaço aberto também pode ajudar a fazer com que a criatividade flua. É mais fácil rebater ideias um entre o outro e envolver os outros de maneira orgânica através de uma simples pergunta: “O que todo mundo acha disso?”

E apesar de uma das maiores reclamações contra os escritórios abertos ser o barulho, um estudo mostrou que precisamos de certos níveis de barulho ambiente para ativar a criatividade. O silêncio total pode ser sufocante. Participantes no estudo que foram expostos a 70 decibéis de barulho de fundo (mais ou menos o que a temos em um restaurante pequeno) tinham desempenho melhor que outros grupos.
Manter todas as coisas iguais. Um ambiente de escritório aberto pode criar um local de trabalho mais igualitário e eliminar a competição em escritórios privados. Muitas empresas, incluindo o Evernote, não dão nem aos líderes sêniores um espaço privado. Isso pode fazer com que os líderes pareçam mais próximos e pessoais, em vez de transformá-los em figuras intimidadoras que nunca interagem com seus funcionários.

Também existe uma prestação de contas maior. Você consegue ver quem está lá e quem não está. Se você está trabalhando por muito tempo, há chances de todo mundo perceber. Por outro lado, você não consegue (infelizmente) passar o dia inteiro vendo vídeos de cachorros no Twitter quando todo mundo consegue ver sua tela.

Muda um pouco. Conceitos abertos também permitem que as empresas reconfigurem os espaços de trabalho conforme necessário. Se colocar o comercial junto com os engenheiros foi uma má ideia, dá para mudar. Não é necessário se manter preso a um único layout.

E isso reflete a natureza de como trabalhamos hoje em dia. Viajamos, trabalhamos de casa, vamos a reuniões. Em resumo, não estamos sempre nas nossas mesas. E estudos mostram que estações de trabalho estão desocupadas 60% do tempo. Então precisamos de espaços de trabalho que reflitam isso.

Deixe a luz entrar. Menos paredes significa mais luz natural. E pesquisas mostram que a luz natural melhora a saúde, o estado de alerta, a criatividade, e o sono. Um estudo também mostrou que uma iluminação melhor do espaço de trabalho estava ligada à menos ausências. Sem falar que o fato de ficar sentado abaixo do brilho sem janelas de luzes florescentes de alguma forma parece fazer mal à sua alma.

Contras: As paredes não eram tão ruins assim

Talvez seja a sensação que o CEO está bem atrás de você ou aquele sentimento estranho que você vai pegar uma gripo por causa do colega de trabalho que acabou de espirrar, há alguns pontos negativos de ficar com tudo em aberto.

Alguns dizem que todos os benefícios dos espaços abertos podem não compensar estes pontos negativos:
Não perturbe. Críticos defendem que apesar de acharmos que o escritório aberto leva a mais colaboração, ele de fato pode levar a menos.

Realmente não queremos colaborar o dia inteiro, precisamos de tempo e espaço para pensar também. Então construímos nossas próprias paredes’. Nós fabricamos barreiras e encontramos maneiras de criar nossas próprias pequenas bolhas de isolamento. A maioria de nós reconhece o ‘não me incomode’ em um rosto franzido. Ainda há uma indústria inteira de produtos para se proteger, desde fones que isolam o barulho até tendas pessoais.

Como Jason Feifer defende em Fast Company, “Gostamos de conversar um com o outro, mas fomos colocados em um ambiente que tenta fabricar essa conversa, e agora fazemos o oposto”.
Pode abaixar o volume? Uma das maiores reclamações entre trabalhadores de escritórios abertos é o barulho. Ligações pessoais (e de negócios). Sessões de Brainstorm. Música tocando. Pessoas falando sozinhas. Provavelmente se você trabalha em um escritório aberto já ouviu de tudo (piadinha infame intencional).

Uma pesquisa de 2013 mostrou que mais de dois terços dos funcionários nos Estados Unidos estão insatisfeitos com os níveis de barulho no trabalho. E apesar de sabermos que uma certa quantidade de barulho de fundo pode impulsionar a criatividade, pesquisas mostram que barulho demais em um escritório aberto pode acabar com esses benefícios. Ao contrário de quanto você está em um ambiente público, no trabalho nós conhecemos as pessoas que estão fazendo o barulho, o que dificulta o desligamento. O barulho em excesso foi ligado ao stress e à fadiga. Um estudo até descobriu que escritórios barulhentos impedem sua capacidade de lembrar das informações ou até de fazer contas básicas.

Isso também cria uma certa pressão para manter o volume baixo, normalmente feito através ‘daquela olhada’ que te deixa menos propenso a querer conversar.

Empresta o álcool gel? Se você acha que está ficando doente com frequência por causa do trabalho, provavelmente tem sentido. Um estudo na Dinamarca descobriu que trabalhadores de escritório aberto tinham muito mais dias de falta devido a doenças. Um estudo diferente mostrou que uma falta de escritórios privados causava pressão alta, stress e rotatividade de funcionários. Então aquelas tosses e espirros realmente podem ser algo a ser temidos.

Segura essa ideia. Você está realmente naquela zona ótima, aí alguém aparece atrás de você, aparentemente do nada. “Oi, posso falar com você rapidinho?”, diz o colega de trabalho. Todos nós passamos por isso. Nunca dura mais do que um segundo e depois é difícil voltar para a zona.

Mas isso continua acontecendo porque quando você está em um campo aberto, é como se fosse presa fácil. Algumas pessoas imaginam que você está disponível para conversar porque eles podem te ver.
Não importa se são pessoas fisicamente chegando até você, ou apenas movimento na sua visão periférica, planos abertos podem interromper seu pensamento e trabalho profundo. Pesquisas da Universidade da Califórnia mostraram que trabalhadores são interrompidos a cada três minutos e que pode levar até 23 minutos para recuperar o foco. Uma equipe da Universidade George Mason descobriu que interrupções também diminuem a qualidade geral do seu trabalho.

Arrume um ‘tempo sozinho’. Não importa se é atender uma chamada pessoal ou ter um mini-colapso, às vezes só precisamos de um minuto. Precisamos de uma chance para sermos humanos — nem sempre conseguimos manter uma fachada perfeita de produtividade. E para ter estes momentos, nós precisamos de privacidade.
E para os introvertidos, um escritório aberto pode ser um local especialmente assustador. A interação constante com outras pessoas pode ser cansativa. Na sua TED talk popular sobre como os espaços de trabalho são voltados para extrovertidos, Susan Cain, autora de “O Poder dos Quietos”, explica isso de maneira poderosa. Ela ressalta que os “escritórios modernos possuem o elemento colaborativo bem resolvido, mas esquecem da concentração e da contemplação”.

O veredito:

Então como a maior parte das coisas na vida, há pontos positivos e negativos em se trabalhar em um escritório aberto.
E espera-se que seja assim. É difícil desenvolver um espaço que dê certo para todo mundo. Você também não consegue se livrar das paredes, colocar todo mundo em uma mesa grande e esperar que eles trabalhem juntos. Mudança de cultura, normas e o respeito pela privacidade e pelo trabalho profundo também precisam ser desenvolvidos.
Donna Flynn, diretora do grupo de pesquisa WorkSpace Futures da Steelcase, resumiu dessa forma: “O plano aberto não é o culpado mais do que retornar tudo para os escritórios privados ser a solução. Não há um tipo único de configuração ótima de trabalho. Em vez disso, é uma questão de equilíbrio.”
Dicas para fazer dar certo
Se você está em um escritório aberto, aqui estão algumas dicas para cultivar a produtividade:
● Coloque fones, mas leve em consideração o impacto do que você está ouvindo na sua produtividade. Experimente ouvir sons ambientes.
● Avalie se alguém está disponível para conversar. Espere até ter várias perguntas, experimente pegá-lo no corredor, ou apenas enviar um e-mail se ele estiver em um pensamento profundo.
● Tenha boas intenções. Se você ver um colega de trabalho no Facebook, lembre-se que ele pode precisar de um break.
● Bloqueie algumas horas (ou um dia inteiro) no seu calendário para ter um tempo de ‘não perturbe/trabalho profundo’.
Mas nem todo mundo pode opinar em como o espaço de trabalho é configurado. Então, aqui estão algumas dicas para os líderes levarem em consideração:
Reprojetando ou se mudando para um novo espaço?
● Pergunte aos funcionários que tipo de ambiente eles gostam em vez de fazer suposições.
● Crie tipos diferentes de espaços, como ‘salas de agrupamento’ ou ‘cabines de foco’ além das áreas de colaboração.
● Certifique-se de que há uma mistura de espaços somente com reserva e primeiro a chegar primeiro a usar para que encontrar um espaço não seja impossível.
● Procure opções de isolamento acústico.
Já tem um espaço aberto?
● Crie algumas regras básicas como equipe. Escreva coisas que todos vocês concordem, como por exemplo ‘não me incomode se eu estiver de fone’. Adicione-as no caderno da sua equipe no Evernote Business, para que todos sempre tenham acesso.
● Pense em como as equipes são colocadas uma ao lado da outra. Talvez uma equipe comercial que fica no telefone o dia inteiro não deveria ficar ao lado dos escritores que adoram silêncio.
● Crie um dia de trabalho em casa ou sem reuniões.
● Facilite a movimentação no escritório e a possibilidade de se trabalhar em qualquer lugar ao configurar uma biblioteca de informações em um caderno da equipe. Inclua detalhes de WiFi, VPN e videoconferência.
● Mande pessoas doentes para casa. E faça o modelo do bom comportamento ao ficar em casa.
● Converse com aqueles que não respeitam o espaço aberto. Pode ficar estranho, mas é importante.
● Ofereça um reembolso para os funcionários que comprarem um bom par de fones, como fazemos aqui na Evernote.

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