Управление задачами в Evernote Business

Помощь в работе

Управление задачами в Evernote Business

Автор: tzabavina Дата: 14 мая 2015

Автор: tzabavina Дата: 14 мая 2015

Для эффективного отслеживания текущих дел и поставленных задач важно разработать удобную систему. Evernote — это не просто рабочее пространство для ведения проектов и реализации идей, но и возможность централизованного хранения, упорядочивания и контроля повседневных задач.

В Evernote существует несколько инструментов, использование которых в комплексе позволяет управлять задачами.

Снимок_всего_экрана_14_05_15__15_05

Прежде всего это различный доступ к блокнотам. Для личных задач лучше всего подойдет индивидуальный блокнот. Если же вы работаете в команде и ставите задачи своим сотрудникам, то это лучше делать в блокноте с открытым доступом. При этом вы можете самостоятельно регулировать уровни доступа для коллег: только просмотр; просмотр и редактирование; просмотр, редактирование и возможность приглашать других.

Задачи

После того, как блокнот выбран, можно переходить к непосредственной постановке задач. Создайте новую заметку и напишите список задач, выбрав для этого на панели инструментов иконку флажка. Эта кнопка специально предназначена для создания выполняемого списка. При нажатии на клавишу Enter (Return) после того, как набрана первая задача, автоматически создается новый пункт. Выполнение задачи отмечается самим сотрудником в чекбоксе. Заметку с задачами лучше сразу поместить в ярлыки для более удобного доступа.

Напоминания

Эта функция применима как к отдельным заметкам, так и к целым блокнотам. Добавляя напоминание, решите, когда и к какому времени задача должна быть выполнена. К этому моменту Evernote отправит вам напоминание на электронную почту со ссылкой на заметку. Таким образом вы всегда сможете посмотреть, выполнена ли задача сотрудником или нет. Если вы поставили задачу себе самому, то напоминание поможет вам не забыть про нее.

Нюанс: вы можете не указывать дату, в этом случае заметка будет перенесена в верх списка заметок в данном блокноте. Такой подход оптимален для оглавлений блокнота и наиболее важных заметок.

Ссылки на заметки

Создавая ссылки на заметки из текущего или любого другого блокнота, вы тем самым создаете структуру работы. Например, в приведенном примере (см. рисунок) к каждой задаче из списка для офис-менеджера добавлены ссылки на соответствующие заметки, что позволяет не только контролировать выполнение, но и совместно принимать решения.

WorkChat

Совместно принимать решение, обсуждать текущие задачи и назначать их позволяет рабочий чат. Руководитель может направить ссылку на задачу одному или нескольким сотрудникам через WorkChat, и получать ответы от коллег по мере выполнения задач, также через чат.

Таблицы

С помощью таблиц можно создать визуальную организацию задач внутри заметки, назначить ответственных и следить за их выполнением.

Метки

Для решения более комплексных задач, например ведения проекта или отслеживания статуса задачи, получения информации о том, кто отвечает за ту или иную задачу, а также управления задачами в нескольких блокнотах, нужна система фильтрации с помощью меток и сохраненных запросов. Вы создаете необходимую вам систему меток — по статусу задач (сделать, в работе, готово), по сотрудникам (Иванов, Петров, Сидоров), по отделам (маркетинг, бухгалтерия, администрация), по проектам и так далее. К каждой заметке с задачами вы добавляете целое облако меток, которые впоследствии используете для отслеживания хода работы.

Итак, мы описали 7 инструментов Evernote для управления задачами: это уровни доступа к блокнотам, списки, напоминания, ссылки на заметки, таблицы, рабочий чат, метки и сохраненные запросы. Мы надеемся, что этот материал поможет вам добиться поставленных целей и будем публиковать новые полезные советы по работе в Evernote.

business

Evernote Business

Идеальное решение для компаний. Все преимущества Evernote, плюс улучшенные возможности для совместной работы.

Подробнее
Другие истории в разделе 'Помощь в работе'

Комментарии закрыты.