5 советов по эффективному ведению проекта

Помощь в работе

5 советов по эффективному ведению проекта

Автор: tzabavina Дата: 01 июня 2015

Автор: tzabavina Дата: 01 июня 2015

Для эффективной командой работы очень важна организация.

Проекты включают в себя большое количество задач, а также сроки, списки дел, заметки, файлы и предложения. Централизованное хранение всей этой информации позволяет каждому сотруднику получить доступ к нужным документам и дает возможность отслеживать сроки и результаты.

В этой статье мы расскажем, как решить с помощью Evernote следующие задачи:

* Создать бизнес-блокнот Evernote для текущего проекта

* Сохранить нужную информацию

* Эффективно организовать блокноты

* Поделиться информацией с клиентами, партнерами и коллегами

* Использовать метки для отслеживания хода проекта

* Загрузить шаблон плана проекта

Более подробную информацию мы расскажем на нашем вебинаре. Подключайтесь и узнавайте, как максимально эффективно использовать рабочее пространство Evernote Business. Мы поделимся с вами советами и расскажем по возможностях сервиса.

  1. Создание бизнес-блокнота Evernote для текущего проекта

Когда у вашей команды появится централизованное пространство для проектов в бизнес-аккаунте, каждый сотрудник сможет быстро посмотреть нужные данные с любого устройства — компьютера, телефона или планшета.

Первый шаг на пути к совместной работе в Evernote Business — это создание бизнес-блокнота под ваш проект. Предоставьте каждому сотруднику право редактировать информацию в блокноте в настройках совместного доступа и откройте его для команды.

1

Предложите коллегам добавлять в этот блокнот все, что касается работы над проектом.

  1. Сохранение информации по проекту

Идея — движущая сила любого проекта на начальном этапе. Вы можете найти интересные идеи в процессе мозговых штурмов и обсуждений с коллегами, а потом положить их в основу плана проекта.

Evernote Business предлагает пространство для хранения всей справочной информации и аналитики.

Ниже мы перечислили варианты информации, которую можно сохранить в бизнес-аккаунт Evernote:

* Сроки по проекту

* Копии веб-страниц

* Статьи

* Фотографии

* Шаблоны

* Таблицы с цифрами бюджета

* Заметки со встреч

2

В процессе обсуждения сохраняйте идеи в Evernote: просто фотографируйте записи на доске в переговорной встроенной камерой Evernote. Вся важная информация с мозгового штурма будет храниться вместе с остальной информацией по проекту.

  1. Эффективные методы организации блокнотов

Эффективная организация блокнотов и содержимого в рамках каждого блокнота позволит каждому сотруднику быстро найти нужную информацию по мере необходимости.

Задачи руководителя проекта:

  1. Создание и обновление блокнота
  2. Выбор системы наименования заметок в блокноте
  3. Добавление в блокнот уже имеющейся информации по проекту

Попросите всех, кто работает с блокнотом, следовать выбранной системе наименования заметок для более удобной работы с информацией. Вы можете добавить в блокнот заметку с планом проекта — это упростит ведение проекта и позволит вашим коллегам сверяться с планом в процессе работы (ниже вы сможете скачать шаблон плана).

3

Оглавление обеспечит более удобную и простую навигацию по блокноту для всех сотрудников.

Закрепить заметку в верху списка заметок можно с помощью напоминания.

4

  1. Обмен информацией с клиентами, партнерами и коллегами

Делитесь блокнотами и заметками в бизнес-аккаунте с людьми за пределами вашей компании. Вы можете предоставить людям, которые не являются сотрудниками вашей компании, право редактировать заметки, добавлять новую информацию по проектам и делиться новыми вариантами дизайна со всей командой.

Если вы хотите открыть заметку для партнера или поставщика без права редактирования, вы можете отправить заметку по электронной почте или прислать им ссылку на заметку. В случае со ссылкой на заметку, получатель сможет посмотреть самую свежую версию заметки в браузере. Это особенно актуально, когда вы делитесь планом проекта или сроками его выполнения.

5

  1. Метки для отслеживания хода проекта

В ходе работы над проектом важно знать, кто и за что отвечает, какие задачи находятся в работе, а какие уже закончены. Метки помогут вашей команде в этом. Добавляйте метки о к заметкам, чтобы отметить ответственных за решение описанных в них задач

Метки также подходят для указания статуса заметок. Например, вы можете отметить заметку как срочную или находящуюся в работе. Вы можете выбрать следующую систему меток:

по статусу — закончена, в работе, в ожидании

по срочности — срочно, не срочно, просрочено

6

Попросите коллег обновлять метки по мере работы над заметками.

Evernote Business предлагает несколько способов ведения коллективных проектов. Чтобы быстро посмотреть проекты в работе, создайте сохраненный запрос по комбинации меток, например «ответственный» и «в работе». Перетащите сохраненный запрос в панель ярлыков для удобства навигации в будущем.

* Перетащите ключевые запросы в панель ярлыков

* Добавьте напоминания со сроками

Загрузить шаблон плана проекта

business

Evernote Business

Идеальное решение для компаний. Все преимущества Evernote, плюс улучшенные возможности для совместной работы.

Подробнее
Другие истории в разделе 'Помощь в работе'

Комментарии закрыты.