Kişisel Mali Belgeleri Yönetme

İpuçları ve Hikayeler

Kişisel Mali Belgeleri Yönetme

Gönderen: Joshua Zerkel 15 Mart 2016

Gönderen: Joshua Zerkel 15 Mart 2016

“Parayla ilgili evraklarınızı” bir düzene koymak yapılacaklar listenizdeki en heyecan verici iş olmayabilir ama yaşamınızı çok daha kolaylaştırabilir. İyi haber şu; mali bilgilerinizi Evernote’ta düzenleyip saklamak çok basit. İşte yapılışı:

Başlamadan önce, size özel herhangi bir düzenleyici ya da belge saklama rehberlerinin olup olmadığını görmek için mali müşavirinizle ya da vergi görevlileriyle mutlaka konuşun.

Bir yapı kurun

Her takvim yılı için iki not defteri oluşturun—biri vergiyle ilgili belgeler ve diğeri de harcamalar için. Örneğin, “2016 Vergileri” ve “2016 Harcamaları”. Tüm yılın mali kayıtlarını biriktirmek için bunları kullanabilirsiniz.

Bir harcama yöneticisi ya da Mint, Quicken, Quickbooks ya da Xero gibi bir hesaplama aracı kullanıyorsanız, oluşturduğunuz her harcama kalemi için—örneğin Otomobil, Market, Sağlık vb.— bir etiket oluşturun. Böyle bir araç kullanmıyorsanız, kişisel mali durumunuza uygun harcama kalemleri oluşturmak için vergi görevlisinden yardım isteyin. Daha sonra her bir harcamanızı tanımlamak için bu etiketleri kullanın.

Muhtemelen daha çok kredi raporları ve maaş makbuzları gibi sürekli yenilenen ve mutlaka belirli bir yıla bağlı olması gerekmeyen gelir-gider kalemleriniz olacaktır. Bu kalemlerin her biri için bir not defteri oluşturun ve yıllara göre ayırmak yerine hepsini bir araya toplayın.

Mali belgelerinizi düzenli tutmak için bu not defterleri grubundan bir “Mali” not defteri yığını oluşturun. Bu şekilde not defteri listenizdeki her şey tek bir yerde gruplanmış olur. Kolay erişmek için, bu yığını doğruca yan çubuktaki kısayollara sürükleyin. Aynı şekilde, örneğin 2016 Harcamaları gibi sık kullanılan tek not defterlerini de doğruca kısayollara sürükleyin.

Belgeleri toplayın

Artık, oluşturduğunuz yapı sayesinde tüm mali belgelerinizi Evernote’a aktarma zamanı. Faturalar, sosyal yardım açıklamaları ya da makbuzlar gibi kağıt belgeleri aktarmak için mobil cihazınızda Evernote’u açın. Her bir notun başlığına satıcının/sağlayıcının adını verin, önceden oluşturduğunuz harcama kalemleriyle etiketleyin ve ardından harcamalar not defterine kaydedin. Her bir satıcının/sağlayıcının web sitesini ziyaret edip, kağıtsız faturalandırma ya da elektronik tebliğ istek kaydı oluşturmanın da tam sırası.

E-faturalar ya da e-posta ile aldığınız makbuzlar gibi elektronik belgeleri Evernote’ta toplamak da çok kolay. Bir fatura ya da tebliği PDF olarak aldıysanız, Evernote’a sürükleyip bırakmanız yeterli. E-postanızdaki makbuz ya da belgeleri doğrudan Evernote’a ilettiğinizde yeni notlara dönüşecekler. Evernote’a aktardıktan sonra, notlarınıza başlık verip etiketleyin ve ardından harcamalar not defterine taşıyın.

Bu işlemi ileride daha kolay uygulayabilmek için  Uygulama Merkezi aracı FileThis‘i kullanarak kağıtsız fatura ve tebliğlerin yeniden düzenlenmesini otomatikleştirin. Bunun için FileThis’i hem satıcınıza/sağlayıcınıza hem de Evernote’a bağlayın. Tebliğ ve faturalar ulaşılabilir olduğunda FileThis sizin için onları otomatik olarak indirip Evernote’ta toplayacaktır. Yalnızca tebliğleri indirmek için her bir satıcının/sağlayıcının web sitesine girerek zaman harcamama neden olmadığından şahsen bu özelliğe bayılıyorum. Hiç uğraşmama gerek kalmadan otomatik olarak harcamalar not defterine aktarılıyorlar.

Belgelerinizi yönetmek

Mali bilgilerinizin çoğu yıllık olarak düzenleneceğinden, işleri düzenli tutmak için biraz yıllık bakım yapmak isteyebilirsiniz. Yukarıda bahsedildiği gibi, biri her yılın vergileri ve diğeri de harcamaları için olmak üzere iki yeni not defteri oluşturun. Önceki yılın not defterlerini kısayollardan kaldırın ve onların yerine oluşturduğunuz yeni not defterlerinin kısayollarını koyun.

Önceki yıldan kalan not defterleriniz hala not defteri listenizde güvenli bir biçimde düzenini koruyacağı için, hiçbir zaman bir harcamayı aramanız ya da bir şeyi yeniden göndermeniz gerekmeyecek. Aradığınız harcamayı bulmak için not defterinizde başlığı ya da etiketiyle aramanız yeterli.

Premium

Evernote Premium

Daha akıllıca yaşamanız ve çalışmanıza yardım edebilecek özellikler için yükseltin.

Premium'a Geçin
Şu konuda daha fazla yazı görüntüle: 'İpuçları ve Hikayeler'

Yorumlar kapandı.