用數位工具寵壞客戶吧 一 FALAMA 的企業應用案例

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用數位工具寵壞客戶吧 一 FALAMA 的企業應用案例

生物科技公司 FALAMA 多年來致力於醫藥、肌膚保養品、精油研究,投入 OEM 或 ODM 的客製化開發,客戶遍及美國、大陸、星馬與澳洲等地。

實地造訪 FALAMA 的過程中,我們見識到一套超流暢的工作接軌流程,行銷經理 Reagan 說「客戶就是用來寵的」,他們的高效率形象在客戶心中建立不可取代的地位。果然效率就是一種工作方式,往細節去設想就能令人印象深刻,帶您一同前往 FALAMA 挖更多專業祕技,一起取經學習吧!

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個人資料

姓名:Reagan Chang
公司:法拉瑪生物科技有限公司
職位:市場部經理
地點:台灣台北
網站:FALAMA

 

團隊使用 Evernote 企業版的平台:

  • Windows 桌機版
  • Android 平板電腦
  • Android 手機

大約一年半前,FALAMA 遇到了與許多公司一樣的瓶頸,效率停滯不前,一件事情要交代 3-4 遍以上,寫信回覆速度慢,後續工作大塞車,就這樣下去當然可以得過且過,不過離 Reagan 理想中的「行動辦公室」越來越遠。於是他決定大刀闊斧調查市面上的方案,「最後發現 Evernote 企業版很簡單就能上手,將上游廠商跟下游客戶全部串在一起,光這點就降低可觀的企業開支」Reagan 表示。

FALAMA

不需再花時間學一套軟體

一間公司可能有三種情況:

  1. 大家在不同的平台工作,傳檔還要轉格式、換軟體。
  2. 公司幫你買了某平台,不過員工私底下還是用自己偏好。
  3. 員工聽話用公司的軟體,不過平台不易使用大夥兒折騰半天。

對 FALAMA 的員工來說,Evernote 企業版就是他們的管理中心,進入企業版的畫面能看到每位加入同事的 Profile、共用的企業記事本,每一個記事本的分享對象,大家更不需要花時間適應複雜的分層結構。

Reagan 認真地說:「如果一個人的工作環境平台是很差的,那麼這個工作環境並不友善,我希望同仁擁有最友善的工作環境。效率、生產力其實都是自然發生的後續效應。」 

1 人員

個人版的 Evernote 介面與企業版大同小異,不過企業版多了「企業總覽」,從這裡可以看到公司加入了哪些成員,建立了幾個企業記事本

如果你的身份是「企業管理員」,權利與責任又更大了,進入 Evernote 網頁版之後還可以邀請新的成員加入記事本,決定記事本的存取權是一件責任重大的事,因此企業管理員最好是內部信得過的人才行。

2記事本

企業管理員的中央管控畫面

 

開會,寫 email 等等,制伏偷走時間的賊

  • 當寄 email 成為備案

Reagan 發現「很多台灣的公司就是一直馬不停蹄的開會,開完會再寄 email,一天很難得有幾個小時可以做自己擅長的工作。」因此透過新的解決方案,他希望有效減少不必要的開會與郵件往返的時間成本。

「FALAMA 會以身作則將 Evernote 筆記當作範例,比如十幾分鐘前才在開的會,半小時之後客戶就收到我們整理在 Evernote 的會議摘要。我們要讓對方覺得什麼事都不必做,只要打開 Evernote 資料都整理好了,就是這樣一點一滴累積客戶的信賴。」

接著,FALAMA 用同一篇筆記開始如同 email 的討論串,這帶來兩個好處:

  1. 不必計算美國當地的時間決定什麼時候寄 email (註:FALAMA 研究中心在美國)。
  2. 解決原本檔案太大無法附加在信裡的問題。舉藥瓶的設計案來講,FALAMA 是支援方,客戶是主控方,再加上設計師又有不同的角度,在三方需要不斷來回的情況下,大家都能在同一篇筆記發表意見,什麼時候做出修正提供了一個清楚的歷史記錄。

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共用的 Evernote 記事取代了落落長的 email 討論串,還克服時差與傳檔問題

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任何類型的檔案,都可以插入到 Evernote

 

螢幕快照 2014-07-21 下午4.32.33拷貝

 

  • 沒事少開會

聽 Reagan 說,現在他們很多時間都是少開會省出來的。當他見客戶的時候,最能幫上忙的是 Evernote 的「錄音功能」,因為大家的口頭敘述都很快,做筆記都來不及的情況下錄音很方便,會後語音備忘錄存入同一篇記事,Reagan 更打趣地說:「在裡面的每一句話成為雙方的另類呈堂證供。」

也就是因為丟入各種類型的檔案,從專案一開始 FALAMA 就建立了完整的討論記錄,事情的進度到哪裡、每個人在做什麼、共同目標都一覽無遺,開會顯得毫無必要。

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清楚的進度更新記錄

很多時候,我們開會是因為覺得一定要碰面事情才能講清楚,就算用 email 也無法表達;不過若這時有一套工具可以簡易圈出、畫出任何抽象的概念呢?是不是能省下很多不必要的電話與會晤?

果然沒錯,Reagan 最近發現 Skitch 的繪圖編輯很好用:「我用 Skitch 畫 FALAMA 全國經銷商的地理劃分圖,畫好後一樣丟進 Evernote 大家都能看到。假設我今天給你看下方這張圖,還會有什麼不清楚的嗎?」

6 skitched map

緊急狀況的時候,筆記成為救火隊

勤做筆記是好習慣,不過我們也好奇會不會曾經有某個時刻,讓 FALAMA 特別覺得沒有 Evernote 不行?這麼問可能有點誇張,沒想到答案令人驚喜!

時間推回前陣子的塑化劑與食安問題,當時大家都亂成一團,各家公司電話都接到手軟或直接忙線中,但 FALAMA 將產品認證放在記事本,事情發生的當下也立刻在 Evernote 建立一個「塑化劑緊急處理中心」,如果客戶想知道 FALAMA 的應對方式、紙本證據或解決方案前往筆記本就能安心。

「尤其是那時候,會深刻感覺大家都在,不是各忙各的拒絕聯絡或像一群無頭蒼蠅般。現在想想因為有 Evernote 我們可以像風災人禍的時候建立一個緊急應變小組。雖然真的救到我們,不過希望這種情況別天天發生才好。」

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工作平台順了,內外部的聯繫便能自動化推動,對於企業來說,最昂貴的時間金錢成本便大大降低。以前 FALAMA 需要很長的時間等一個遠方的回覆,現在只要將東西放入共有筆記本就開始了無聲的溝通,自體運轉的工作流就此開始。

若引用 Reagan 的說法:「Evernote 在內部像一個沈默的書本,它不會說話,但透過書本上記錄的文字,很簡單能獲得一個前後背景,過去幾年、現在、甚至未來的目標都在上面。」行動工作與跨平台特色讓企業的貼心、專業形象脫穎而出,最重要的是對症下藥制伏拖垮效率的兇手,才能花更多精力在不斷的創新開發上面。

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後絮

“如果沒有 Evernote,我會 ________?”

Reagan: 工作徹底癱瘓!

Evernote 企業版,未來的辦公室就在眼前

 

如果你也有一套自己用起來覺得很讚的模板或清單,歡迎直接寫信到 pr-tw [AT] evernote [DOT] com 給我們,期待你的分享。

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