用低成本獲得高規格架構:Upgrade 自己也活化團隊

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用低成本獲得高規格架構:Upgrade 自己也活化團隊

一定要自己創業才算是有創業家精神嗎?

創業家精神(Entrepreneurship)在台灣蔚為風潮,成為現今顯學。但是一定要 fire 老闆自己創業才算是擁有創業家精神嗎?在你一股腦把身家全押下,殺出一條康莊大道之前,請先靜下心來捫心自問:

  • 我是什麼樣的工作者呢?
  • 是「被動等待任務交辦」還是「主動創造表現機會」?

瞬息萬變的大環境下,各種你從來沒聽過的職稱、業別,都有如雨後春筍般冒出頭來,如果你還只是按部就班的等待晉升等待任務交辦,那麼就難以開創屬於自己的核心價值。

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傳統的工作空間 vs. 現代工作空間

Evernote 企業版為什麼能夠增強團隊生產力?

我們先從日常的工作環境談起,傳統的工作隔間讓每個人安分守己的進駐在自己的隔間裡,比方今天你需要聯繫其設計部門同事,直覺反射想到的做法有下列三種:

1. 開會

先讓我打開行事曆來 booking 大家的時間來開個會。在寄出會議邀請前先想一下,假設這場會議 30 分鐘結束,其中有六位成員參加,這場會可就用掉了 180 分鐘的人力時間。

2. 打電話問

拿起桌機按下同事的分機號碼,等著接通。「喂~ 最新版檔案放在 database 的哪個子目錄裡?檔案名稱是…?」要是對方剛好起身去茶水間,嗯… 那你得稍後再試試運氣了!

3. 喔對了,還有電子郵件啊!

那來寄個「群組信」給所有團隊成員吧… 但是原本就已經過度使用的電子郵件,你的這封信,隨時都可能被新進來的郵件淹沒。何況一來一回的信件往返很殺 (工作) 時間,千萬別讓等待消耗了團隊的能量也拖垮生產力。

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傳統的工作習慣難道就都不對嗎?非也!非也!現在有更多工具在你身邊,身為現代工作者更應該與時俱進,去運用這些工具來打造更優秀的自己與團隊。

Evernote 企業版容易上手,操作介面和您的入門版,進階版或專業版無異。不需要額外的系統訓練就能輕鬆上手,無論是紀錄新點子,或是收集資料,分享資訊都能直覺地在 Evernote 裡面完成。

從一般的常規任務到專案主要里程碑,專案管理也可以直接在企業版中實現。每一位團隊成員都有自己的任務及時間表,個人只需建立一個任務清單,追蹤執行進度都能在 Evernote 完成。對於主管來說只需要透過成員的任務清單就能管理團隊的進度,掌握當前狀態。

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開會務求精簡扼要,您是否曾經為了團隊內部的週會,還要傷腦筋簡報該如何呈現?例如這一段的字級大小、要插入什麼過場動畫。等一下,這樣下去沒完沒了!

如果您的想法與欲呈現資料都已經在 Evernote 裡了,直接變成簡報豈不快哉?

Evernote 企業版讓您在開會前就先瀏覽會議大綱,而需要列入討論的 Word 合約 , Excel 財務報表附檔都可以插入。會議過程中,讓大綱成為簡報模式,一邊討論還可以同步註記決議在大綱中。

當您還沒走出會議室,所有成員都已經看到此次結論及後續要指派的任務項目。如果真的免不了開會,就讓 Evernote 幫您開得更有效率!

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接下來,我們來檢視一下郵件。email 在某些情境中不是最好的討論工具,特別是內部團隊溝通,還記得你的收件匣好久沒出現「未讀信件 0」 的狀態?或是曾經在10幾個信件討論串裡,查找各個版本的附檔?

現在大家喜歡用即時通訊軟體來討論公事,普遍來說接受度很高。但是要回溯到較早的對話內容或是同事傳給你的文件檔案,那可就讓人頭大了!而 Work Chat 就能在內部討論時,不需要切換或尋求更多不同的應用程式,記事資料附件檔案在 Evernote 就直接從 Evernote 共享各種檔案資料。

例如下圖在 Evernote 發生如同即時通的對話,就是當時同事在遠方呼喚我,需要我趕快加入圖表到她的簡報檔(很急,現在就要的那種 super urgent)。See? 有了即時協作溝通的工具,距離哪還會是障礙呢?

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Evernote 企業版怎麼改造你既有環境,打造開放透明的工作空間呢?

以團隊知識管理為中心,團隊的資料共享及後續工作都在 Evernote 企業版中。企業版獨有的資料庫僅對內部成員開放,不僅是查看成員共享的記事,還可以找到其他同仁最近在推動的工作項目。新進成員不再只能被動的等老鳥來上訓練課程,就可以自行發掘團隊內部的 Know-how。

或許不是每個人都適合創業,身為大企業的職員一樣可以具備有「創業家精神」。今天起揮別那個得過且過,捨不得離開舒適圈的自己吧!

知道自己想要做什麼或是幫團隊訂目標,逐步優化自己和團隊的工作流程,恭喜你也會是團隊內的創業先行者。

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