3 步秒殺團隊重複工作

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3 步秒殺團隊重複工作

每次擬定會議議程、項目計劃表時都要從零開始?工作效率勢必會因此大打折扣。

透過 Evernote 企業版事先建立好模板,將能有效減少時間和資源浪費,讓效率更上一層樓。

一、快速建立模板資源庫

無論是你本人還是你的團隊成員,都希望能有一個地方集中存放所有的模板,需要時即可信手拈來。這就需要首先在 Evernote 企業版中建立一個模板庫。

首先,建立一個企業筆記本,命名為「模板庫」,作為新增與存放模板的地方。

再來,新增常用的模板到「模板庫」中,例如:會議議程模板、計劃表模板、費用核銷模板、成員聯絡表等等。

範例:建立一份「會議議程」模板的具體操作步驟:

  1. 打開「模板庫」筆記本
  2. 點擊「 + 新筆記」建立一條新筆記,命名為「模板 – 會議議程」
  3. 根據需求,在新筆記中輸入時間、地點、參加人員、議題等資訊

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★ 我們也為大家設計了一些常用模板,歡迎下載。

二、輕鬆共享模板

模板資源庫已經建立成功後,就可以跟團隊成員共享,從而提升整個團隊的工作效率。Evernote 企業版提供了兩種共享方式,讓你靈活選擇分享對象。

1. Work Chat

Work Chat 可以讓你靈活選擇將內容共享給一人或多人,並設置權限。

共享權限分為「可以檢視」、「可以編輯」和 「可以編輯並邀請他人」 三種

  • 如果選擇「可以檢視」,則其他同事只能查看內容,無法修改
  • 如果選擇「可以編輯」,他們可以直接對筆記內容進行修改
  • 如果選擇「可以編輯並邀請他人」,則其他同事不但能編輯筆記,還可以將筆記分享給其他人

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透過 Work Chat 分享筆記本的操作步驟:

  • 打開筆記本列表,選擇要共用的筆記本
  • 點擊「共用」或 Work Chat 按鈕(帶有箭頭的對話框)
    • 桌面客戶端:點擊筆記本旁的 Work Chat 按鈕
    • iOS 裝置:打開筆記本,輕按介面上方的 Work Chat 按鈕
    • Android 裝置:打開筆記本,輕按介面上方的分享按鈕(人像標誌)
    • 網頁版:打開筆記本,點擊介面上方的「共用按鈕」
  • 在收件人地址欄中輸入一個或多個聯絡人的 email
  • 將權限設置為「可以編輯和邀請」,「可以編輯」或「可以檢視」
    點擊「傳送」

2. 企業首頁

「企業首頁」是一個內嵌的企業平台。在「企業首頁」可以看到所有加入企業帳戶的團隊成員列表,包括每位成員的職位、電子郵箱等個人資料。

將「模板庫」筆記本發佈到「企業首頁」後,所有加入企業帳戶的同事都可以看到。想加入該筆記本時,點擊筆記本旁的 「加入」按鈕,「模板庫」筆記本就會出現在自己的筆記本裡面。

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發佈筆記本到「企業首頁」的具體操作步驟:

  • 在桌機端,打開筆記本列表,選擇要發佈的筆記本(只有企業筆記本才可以發佈到 企業首頁)
  • 右鍵點擊筆記本,選擇「發佈筆記本」(Windows 版選擇「共享設置」) ,即可將發佈給全公司同事

★ 設置共享權限時,建議選擇「可以檢視」, 這樣既能保證團隊成員查看和複製模板,又能以避免模板遭到修改或刪除。

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三、高效利用模板

模板創建好後,就可以隨時拿來使用了。使用模板時,建議不要直接在模板上進行修改,先將模板複製一份,再修改副本,以保證模板可以供所有人重複使用。

複製模板筆記的具體操作步驟:

  1. 打開「模板庫」筆記本,在筆記列表選中要使用的模板
  2. 右鍵點擊(Windows) 或 Ctrl+點擊(Mac)要複製的模板筆記
  3. 在彈出的選單中選擇「複製到記事本…」
  4. 選擇目標筆記本,點擊「複製」

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模板複製成功後,再根據具體的會議或項目細節,修改副本標題和內容即可。

如果你的團隊還沒有企業帳戶,立即嘗試 Evernote 企業版,讓團隊開啟高效協作吧!

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