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專注於一件事情的力量:POWER FOR POINT 共同創辦人 林大班專訪

專注於一件事情的力量:POWER FOR POINT 共同創辦人 林大班專訪

在工作的歷程當中,會不停的遇到來自背景迥異的人,各自有相似或不同工作觀。若幸運的碰上了夥伴,那麼話匣子就停不了。大班本身對於蘋果產品的熱愛,總是可以用我們之間的術語來交換最近對於科技產品的看法。

兩年前,大班和楊陽共同創辦了台灣首家專業簡報顧問公司。在極有限的資源為前提,他使用了科技產品來輔助團隊之間的合作,怎麼運用,我們就來聽聽他用實例來分享吧。

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姓名:林大班 BeN
使用 Evernote 裝置:iPhone, Mac
職業:POWER FOR POINT 共同創辦人
曾任:STUDIO A 大中華區招聘及培訓總監

 

以「華人市場最好的簡報顧問」為目標邁進

我們目前以簡報溝通為主,最終的目標是商務溝通。溝通的範疇含括了會議、談判、郵件、提案等等,現階段針對簡報的目的是為了聚焦。至於服務的角度若以客群來分別,「POWER FOR POINT」針對企業,「POWER FOR PITCH」是新創團體的簡報顧問,而「寶渥商學院」是為中高階的經理人量身訂做。

另外,我們也創立了名為「簡報小聚」的社群團體,在兩岸三地以簡報為專業的人才以及網站資源如此豐富,為了成為華人市場最好的簡報顧問公司為宗旨,我們集結眾人之力並且規模化。在以往,若民眾希望學習簡報溝通技巧需要看很多不同來源的資訊,現在起,只需要關注簡報小聚即可獲得所需要的知識。不僅僅是中文繁體或簡體資源,團隊中也有專門的成員在日常中蒐集英文甚至日文的素材,在取得正式的授權後,再進行翻譯且在地化,與簡報小聚的讀者分享。

舉個例子,像是「2016 簡報狂熱者應知的十大趨勢」這篇在我們取得授權後轉載的文章就很受到歡迎。

 

掌握資訊自主權,單一工作空間對於效率的重要性

在團隊創立的初期,由於我和另外一位創辦人楊陽在遠距下工作,不常有機會面對面的情況,使用數位工具來協助工作是必要的。但如果是通訊軟體,我認為這不是好的解決方案,因為新舊通知累積的關係,會讓重要的訊息被時間流沖到沒辦法注意的地方,造成閱讀困難,就連 email 也是在這個類別裡面。或許有人會覺得「回覆通訊軟體的訊息也只不過幾秒鐘」,但大家都忽略了整個動作是「丟下手邊的工作並且開啟對應的軟體來回覆」,時間就這樣被切成片段。倘若寄送了電子郵件而且需要我馬上回應,表示對方沒有抓好專案的浮時(buffer),這都是溝通期間的困難之處。

我習慣的方式是能有一個共同的工作空間,成員之間約定好把自己負責的工作項目新增在其中,當需要的時候,就可以很容易的取得或直接進行處理。而且這個空間不能因為時間的推進讓資訊被沖淡,也不需要我因為額外的附加內容,要在不同的軟體間切換。總括以上,Evernote 已符合了我們的需求,並且其中的「Work Chat」功能也可以提供靈活的溝通,所有重要但不緊急的備註都可以透過這個管道傳達。

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無論資訊來自何處,都能同步且一應俱全

在四年前第一次接觸 Evernote,起初並不太使用它。我本身是一個蘋果電腦的使用者並且偏好預設軟體,所以利用 OS X 系統內建的記事本處理工作。在記事本檔案累積到某個程度後,發現記事是不能設定提醒的,便無法做時程管理,因為「提醒事項」是另外一套軟體,工作當中需要的功能被強迫用不同的軟體司職,這樣的切割對我來說很不方便。

而且當時蘋果的雲端同步功能尚未完善,曾經不慎把重要的資訊刪除並且沒有還原的方式,於是當下就開始使用 Evernote 直到今天。在當年,不管是使用任何裝置平台例如桌上型電腦或是行動裝置,甚至網頁,可以藉由輸入帳戶密碼就取得自己的資料庫是一件很新奇的體驗。而且我們團隊在工作時很頻繁的使用雲端硬碟,後來得知 Evernote 和 Google Drive 的整合也是讓我覺得幫助很大的功能之一。

 

資訊超載的負荷,需要有更好的解決方案

身為顧問,我常常需要身兼多重身分並且隨時切換,在觀察一場活動的情況,不但要聽分享的內容,以及講者傳遞的方式,甚至同時也要記錄自己當下的見解。這種多工的需求對於腦力的消耗相當吃緊,所以透過 Evernote 作為我大腦的擴充,在同一篇記事裡使用不同的標記符號來表示不同的身分,有條理的記下不造成混亂。同時,這些內容也可以很容易的讓團隊的所有成員輕易的取得並且添加,這麼一來,集結眾人智慧結晶的成果就此產生。

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這是一個如影隨形的貼身記憶力助手

團隊成員都有使用 Evernote,至少有兩種不同的情況:「行政管理的輔助」,這個記事本有成員的重要個人資料,例如護照資料或保險憑證等等這些機密行政材料,透過 Evernote 功能中記事本的存取權限設定,可以用來保護限制僅有相關人員能掌握內容。還有在「專案協作」的情況,就算是不同的來源,也能把和特定專案相關的記錄全部統整,對於進度的掌握很有幫助。

把專案設成記事本還有另外一個好處,隨著日子推演,翻看時除了回憶,透過今天的想法閱讀過往的記錄時就會激發靈感,讚嘆自己之前怎麼會有這麼妙的點子(笑)。

 

不用考慮媒體的來源,只需要知道它已放在那裡

說到最喜歡的 Evernote 功能,首先是 Skitch,記得有一次出國在外迫切的需要某個區域的地圖位置路線,因為無法連線到網路正煩惱時,在開啟 Everntoe 後發現了這些由 Skitch 同步來的記事,根據之前做功課時的標註,當下就幫了大忙。

還有最近住處有水電的困擾,已經不記得之前配合的水電師父電話,還好有 Scannable 拍的名片也已經同步到 Evernote 了,雖然說「通訊錄」大多在各個系統是內建,但前提是需要手動鍵入姓名電話資料,使用 Evernote 專業版功能中的「圖片內文字搜尋」,就算是影像,也能輕易的把印刷體文字找出,很實用。

 

簡報,就是把想法包裝好贈予對方

Evernote 的簡報功能由於功能的特性不適合對外商用,但非常適合對內部使用。人是視覺的動物,圖片對人的記憶輔助非常有效果(這也是簡報概念很重要的一環),先把會議中要討論的項目寫好,用簡報模式輸出在大螢幕,在協助討論時相當有幫助。

試想今天的會議主題是「簡報小聚一週年講者名單」,僅僅是把這行文字投影在牆壁上,這麼一來的好處是討論過程若有跳躍思考的狀況(簡單的說就是離題),同時講到了場地或其他項目,此時就可以協助大家聚焦當下要討論的重點是什麼,就像是標語一樣的存在。

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只做一件事情,並且做到最好,這就是專注

以軟體發展的角度來看,相較於其他同時擁有各種不同 app 的大公司而言,若是以「資訊記錄」這個功能是無法無上限的發展,原因是很有可能會跨界影響到其他產品的發展。舉例來說筆記內文編排的功能不能強過自家文書處理軟體,或是記錄呈現的需求也不能超過同時在發展的簡報軟體。這麼說來,因為 Evernote 只做筆記,筆記就是這間公司唯一的產品,所以能夠專心致意的把這個單一任務發展到最強。

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用自己的方式和世界接軌

我本身不太喜歡使用通訊軟體,但是和合作的公司或個人的緣故,利用這個管道溝通已是無可避免。提到和 Evernote 搭配使用的方式,我會把 Evernote 生成的公開記事連結,透過這些通訊軟體傳遞給對方,把資訊全部都記載在一則筆記當中並且隨時更新,這樣就可以同時利用通訊軟體的通用性和快捷,又不影響自己本來就在 Evernote 裡工作的習慣。

 

結語

或許 Evernote 的品牌精神就像我們創辦 POWER FOR POINT 一樣,我們的講師因為多重資歷背景的緣故,確實有能力講授領導統御,或客戶服務相關內容,但我們執意把那些都捨棄,只做簡報。我們要把這件事情做到極致且沒有辦法被超越,說到底,這就專注的力量。

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