撇步與故事

用對的方法工作,讓我成為智慧女性:三創育成基金會經理呂瑾玟專訪

用對的方法工作,讓我成為智慧女性:三創育成基金會經理呂瑾玟專訪

你知道嗎?當今網路的使用者,每天花費在搜尋資料時間就佔了整體的 21%,無論是行銷人員還是營業部門,光是「找到工作需要的資訊」這件事情,隨時都在重複進行,甚至時常針對相同的內容搜尋了兩次、三次以上。這樣的重複作業,難怪一天 24 小時總是不夠用。

要找的資訊層面相當多元,在工作崗位要勝任,家庭生活要穩固,甚至自己的個人興趣也要照顧到。這一切,都需要適當的科技工具從中輔助。在我們訪問三創育成基金會經理 Vanessa 的過程中,得知了好多聰明方式來用智慧軟體接收、累積多方面的資訊足跡,以下就是她與我們分享的實戰經驗談!

姓名:呂瑾玟 Vanessa
使用 Evernote 裝置:iOS, Mac
職業:三創育成基金會經理

科技圈女性的特質

自己有些程度上的資訊焦慮症,相信在這個產業任職的女性都有「求新、求變、求效率」的特質,因為每天都在接觸到來自四面八方的新資訊,總是會有追趕不上的吃力感,好像幾天沒有滑臉書或閱讀網路新聞就會讓自己過時。

目前最倚重是 Evernote,因為基金會的營運工作需要顧及各個面向,從行銷、公關、合作案、業務,甚至是場地管理等,都要一併涉獵。加上三創基金會屬於非營利組織,這樣的性質較難導入商業用軟體如 Salesforce 、Zendesk 來協助營運業務。這時候在人力精簡卻又要面面俱到的情況下,能滿足個人工作效率提升的數位工具 Evernote 就是汪洋中的浮木,讓我在巨量的資訊中能隨時召喚所需的資料。

累積再累積,寫成了一本獨一無二的資訊字典

我並沒有用什麼特殊的進階技巧來操作 Evernote,說穿了,它對我的生活這麼重要的原因,就是什麼都交給它。

  1. 累積歷程資訊。我覺得這是最重要的一點,以前累積經驗可以輔助現在的工作。最近的例子是在某個專案中需要製作印刷物,我不再需要重複在網路上查找,因為在我的 Evernote 資料庫中已經有以前存下來的紀錄。而且不僅僅是廠商聯絡資訊,就連報價和聯繫過程都一應俱全,這真的節省相當多的時間。
  2. 團隊協作平台。除了個人,和工作伙伴一起共用記事本可以掌握彼此的進度,也分享了彼此的知識。
  3. 簡報模式。開會時將記事直接透過簡報模式將討論議題聚焦,這省下了大半簡報的製作心力和時間。

從小地方就能看出生產力

有生產力這件事包含了高度效益的會議,在開會前,我會使用 Evernote 擬定要討論的大綱,會議當中就把會議紀錄記載在同一篇記事裡面,也順手附加會議中白版上討論過程的照片。這個會議結束的當下馬上分享給大家,作為每個人的 action item,不需要再重複作業。

另外,由於三創育成中心的服務項目包含了場地出租,開放給民間團體作企業訓練或記者發表會等等。若主辦單位有需要知道場地的基本資料,例如座位人數,櫥窗的大小,或是以往舉過過的活動參考,諸如此類的資訊事先都已經全部在 Evernote 當中。有了這本記事本,無論自己或是團隊中的任何一個成員都可以負起導覽業務的重責大任,增加公司的利益。

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把擠出的時間化為自己的養分,就會變得更強

我曾經閱讀過一篇文章,當今社會因為資訊流通的速度太快,大部分的工作都具有變動性,必須要不停的吸取知識,增加新的技能,才能在職場上繼續保有自己的價值。工作是永遠做不完的,即使使用了 Evernote 也一樣,因為永遠都有新的目標或是可以改進的項目。對於我自己來說,能夠用有效率的方式優化整個流程,這種感覺是喜悅的。多吸收多嘗試,無論是在新創團隊也好,在任何的情勢下,這是每個人都應該增加的觸角。當你發現身邊的人都在衝刺及努力的時候,反觀自己呢?

利用 Evernote 來安排自己的步調,呆板的工作可以簡化流程,進一步把花費時間縮短,在這個過程當中可以自己利用的時間就相對的變多了,又能夠著手自己想進步的方面,像我最近就想要嘗試看看 coding 的領域,滿新鮮的。

在 Evernote 裡面找到,就等於喚醒自己的回憶

專業版功能中可以搜尋檔案內文還有圖片裡面的文字,因為在先前有提過,我在 Evernote 裡面累積了眾多的資料,各種辦公室文件檔案都可以丟進去,什麼時候找都有辦法找得到。手機跟我相處的時間比桌機電腦多太多,尤其是在勘查場地時,在客戶提問不是百分之百確定答案,我就會立刻打開 Evernote 輸入關鍵字立刻把答案叫出來,並且直接展示給客戶看。

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有人些會花時間細細組織自己的資料庫,設立眾多項目分類好。但我個人的需求是只要能夠找得到就可以了,這是好的生產力工具都應該具備的功能。

選擇 Evernote 的理由

如果單純的比較各種筆記軟體,我還是習慣了 Evernote 的跨平台特性,尤其是 Android 版本大有進步,像是照片拍攝時自動辨識是否為名片、直接和 Google Drive 串連等等。基金會內部大多是使用免費的數位工具為主,其他的公益團體也是使用 Google 的服務,這個功能幫助相當大。

每個人一定都會有需要記錄的事情,開始使用 Evernote 累積了一些時間之後, 在找到資料的時候靈光一閃,不出三次就會愛上這個軟體。

這樣的工作流不僅僅受惠於自己,合作夥伴也能被正面影響

常用的有 Gmail、Google Calendar、Sunrise Calendar、Evernote。以工作流來說的話:

  1. 和客戶開會:每次的會議都有目的,行前就要擬定大綱,不需要鉅細靡遺的撰寫但要列出大方向,才不會偏離主題變成閒聊。會議結束後主動發出會議紀錄,別人主導的會議也會分享過程中的紀錄,是為了確認雙方的認知相同。有了這樣的會議合作資訊後,很容易推進下一步動作,作為給公司法務同仁撰寫兩方合作權力和義務的法律文件的參考。
  2. 素材的累積:各種數據相關需求可以直接從 Evernote 中找到,例如商場營業之前的進駐須知、地理位置圖、交通資訊、入場動線。這筆記事本就是場地管理利器,經過幾次的準備後,便可以繼續沿用在往後各種情況。

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使用 Gmail 來收取各方更新專案的進度,開始一天的 follow up,尤其是其他的同事還沒抵達公司前,這段時間很適合用來做需要靜下心來思考的內容。上班時間我的 Evernote 一直都是開啟運作的狀態,做得任何事情都會有記錄。針對近期重要專案設定一個共用記事本,和同事一起協作。所有關連人士都可以隨時取得關鍵的內容,像是「公槽」一般的存在。

如果整個團隊都使用 Evernote,資訊傳遞非常方便,不再需要另外使用電子郵件,或是擔心交代的工作項目已經被 Line 的訊息淹沒。這對雙方來說更能夠保障資訊的流通。

興趣是自己的愛好,當然也需要累積

作菜和旅遊是我很重要的兩樣心頭好,平時翻閱報章雜誌或逛網站會把這些資訊都蒐集起來。某一天就打開 Evernote 把拍好的食譜實際端上桌,接著下一次就踏上計畫好的旅行行程,這些累積是我生活中很重要的目標。

結語

Evernote 一路走來始終如一,很穩重,讓我很願意把重要的事情交代給它,覺得很安全。說到生產力軟體對於工作效率的影響,端看個人本事,有心的人搭配上好的工具不是難事,有了 Evernote 的輔助讓我在工作領域表現上是有目共睹的。

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