撇步與故事

開始搞定 GTD (Getting Things Done)

開始搞定 GTD (Getting Things Done)

Posted by Tiago Forte on 02 Jan 2018

Posted by Tiago Forte on 02 Jan 2018

現在是一個禮拜三的下午 4:45,而你腦子裡只有一個問題:現在該做什麼?

您忙著搞定各種事情,但是收件匣的未讀數字不斷攀升。你真的應該回覆 Tom…是什麼事來著?現在電話響了,是孩子的導師,告訴你女兒的成績正在下滑,她需要額外的關照。5 點有個緊急會議,導致你完全無法完成明天出差的規劃。但是所有參加人員都開始來問明天的計畫。你有一份戰略計劃處在快完成的狀態好幾週了,因為一直等不到董事的意見。所有這些之外,隱約感覺有個什麼事情非常非常重要,但居然一點都想不起來。

歡迎來到資訊過剩的時代,創造出很多人都有的注意力稀少狀況。

大衛・艾倫的暢銷書《搞定!工作效率大師教你,事情再多照樣做好的搞定 5 步驟》(Getting Things Done, 簡稱 GTD)提出簡單的 5 大步驟來管理非常複雜的現代工作。這本書在全世界賣出數百萬本,而且它本身就是本提升無壓工作效率的實用指南。GTD 法也剛好可以輕鬆使用 Evernote 實行。若本文讓您有任何啟發,歡迎下載 Simplify Days 的 Barbara Fuller 特製的 Evernote 範本,用 GTD 法展開新的一年。

GTD 提出的無壓力提升工作效率的步驟如下:

  1. 將您生活裡的每一個承諾「捕捉」到大腦外值得信賴之處(例如軟體或一張紙上)
  2. 「理清」每個承諾確切為何,期待的願景/預期結果維和,以及下一步需要採取的動作(僅止於立即的下一步)
  3. 在專案清單內「整理」這些行動的提醒
  4. 每週「回顧」這份清單,確保所有資訊都清楚、反應現狀、完整
  5. 憑直覺決定下一步的動作,相信自己的系統不會遺漏任何事情的,「執行」動作

「專案清單整理」是了解這 5 個步驟在實務上長什麼樣子的最佳入門法。它是個有方法、有系統地練習,讓您可以了解自己在工作和生活裡到底承諾了多少專案。這個練習是讓您對自己的工作負荷有個大略控制的第一步。首先就從清楚、明確的決定所有承諾的現況為何開始。

從這個捕捉練習釋放出來的能量,讓您有足夠動力去思考後續的四個步驟:理清、整理、回顧、執行您的新工作流。

本文終將引導您進行「專案清單整理」。將四份範本加到您的 Evernote 帳戶裡,就可以用自己的專案一起進行。

如何使用 Evernote 範本(英文) >>

專案清單整理

所謂「專案清單整理」對任何人來說都極具價值,不論是從未聽過 GTD 者,或已經親身實踐多年之人。大部分的人都無法告訴你工作、生活等所有全部每一項專案。但他們也同時會說事情太多,「頻寬不夠」。但如果沒有一個完整的「專案清單」,就絕無可能知道自己到底還有多少容量。

了解 GTD 定義下的「專案」

我們使用「專案」二字指稱很多東西,不論是數百萬元的建設案,或是廁所整修工程都是。

但 GTD 對所謂專案的條件定義範圍更小:「需採取不僅一項行動才能達成預期成果的任務」。

這項定義強迫我們認知到就算是極簡單的成果,例如買耳機、準備簡報等,都需要數個步驟來完成。而與其靠自己的大腦,我們要借用外部工具來追蹤進度。這樣一來,也等於是正式留下紀錄,提醒自己一定要定期回顧檢視進度。您的「專案清單」就包含所有這些「正式紀錄」,而您就可以專注在最立即的下一步。

大部分人會發現使用這個定義的話,大概會產生 30 – 100 項專案。這就是為什麼我們應該使用外部工具,而非僅僅依賴自己的大腦來處理。

想要開始追蹤自己的專案了嗎?將這些 GTD 法 Evernote 範本加到您的帳戶裡,並開始建立您自己的專案清單、個別專案、責任範圍、以及每週檢視記事。

第一步:捕捉

做一次大腦清空

別做判斷。別篩選。捕捉時不要試圖釐清、處理、整理、分類。所有這一切都是後面的事。

在這一步使用「專案清單」範本。我們會在下面的步驟整理並釐清您記下的整個專案清單。常需要檢視的地方有:

您的大腦

有什麼事正在困擾你嗎?那就是一項專案。先指出來才有可能戰勝它。有什麼事情佔了過多思緒?有什麼事進度無法推動,需要一點結構?

例:「背痛」 => 與醫師約診,做進一步診斷

行事曆

看看過去幾週的行事曆:有哪些事情需要再追蹤?哪些事情需要完成?需不需要建立新專案來追蹤已經發生的事情?
展望未來:要計劃或準備什麼?需要設定什麼目標?有沒有人需要重新聯絡上?

例:「我必須想出來團結大會的時候要做什麼 」=> 規劃團隊團結大會活動流程

下一步(待辦)清單

您現在正在做的事情有哪些其實屬於您尚未辨識出來的,更大的專案?

例:「我需要跟清潔公司聯絡 」=> 聯絡清潔公司,安排每週固定來打掃

議程

溝通呢?有沒有已經安排好的溝通行程實際上屬於一個更大的專案中?

例:「我需要回覆 Linda」 => 跟 LInda 一起開發銷售活動

公事包/包/皮夾/錢包

有沒有存了哪些提醒您要採取行動的東西?有沒有保留了保項專案需要的物品?

例:皮夾裡的名片 => 與會議上認識的承包人聯絡,探詢合作可能

您的實體環境

環顧您的辦公室、居家、車內、桌上。有沒有哪個實體物品代表的是您尚未辨識出的專案?

例:桌上的文件 => 包好寄送給合作夥伴

數位環境

看看您的電腦桌面、下載資料夾、文件資料夾、書籤、電子郵件、打開的瀏覽器分頁。有哪些是為了一個專案而存在的?

例:桌面上的 PDF 文件 => 閱過草稿,並提建議給共同作者

程序或流程

您工作或生活中有哪些流程可以更有效率、更精簡、更具意義?有哪些事是您常做,但耗時過久、太難、或您其實沒有想清楚?

例:買菜 => 整理好必備食材清單,在 Amazon Fresh 上設定週期宅配

創造機會

您想要學習、開發、打造、追求、開始、探索、或把玩什麼,可以當成專案的?

例:即興表演課程 DM => 查一下並安排上即興表演課

能力打造

您有想要學習的技巧嗎?有沒有想要開始的興趣?有哪些專案可以提升您的職涯,或讓人生更有趣更好玩?

例:Email 線上課程購買確認信 => 完成 Python 線上課程

在這個階段都先不用擔心每個專案的確切成果為何,或您是否真的有做出承諾。別讓任何事情打斷您寫下任何可能是專案的事情。並且,不要糾結在到底如何命名/稱呼這些專案。

大腦清空後的成果可能如下。您的清單可能會長很多。

  1. 與醫師約診,診斷背痛原因
  2. 規劃團隊團結大會活動時程
  3. 找清潔公司,安排每週固定來打掃
  4. 跟 LInda 一起開發銷售活動
  5. 與會議上認識的承包人聯絡,探詢合作可能
  6. 將文件包好,寄送給合作夥伴
  7. 閱過草稿,並提建議給共同作者
  8. 整理好必備食材清單,設定週期宅配
  9. 查找並安排上即興表演課
  10. 完成 Python 線上課程

接下來我們要來決定拿這些專案怎麼辦

第二步:理清

理清您的清單

上一步裡,您已經將所有可能的專案從腦子裡搬出來,移到一份清單裡,方便更客觀地審視。現在我們要再審視一遍,理清清單,讓它更精簡且可行動。

此步驟裡請繼續使用「專案清單」範本,隨著理清,將項目從「大腦清空」區移到「初步專案清單」區。

可以考量的點有:

刪除任何明顯不是一個「專案」的項目

有時候你需要真正寫下來,然後才發現其實並不想做,或沒有興趣。所有這些就刪除,讓它走吧。

將所有「改天/可能」的專案移到清單最下面

將任何您最終可能有興趣想做,或還不確定要不要做的項目移到清單底部。

將成果一樣的專案合併

如果您有相關的項目,例如「研究電腦型號」、「備份並格式化現有電腦」、「存買電腦錢」,所有這些應該都可以合併到一個「買新電腦」專案下。

如有專案真的是個一次性工作,將它記錄到行事曆

例如「到機場接姊姊」並不需要不時追蹤。將它記錄到月曆上適當的日期,就可以觸發所有需要的行動。

將任何適合的專案委派出去

就算您將專案委派給他人,如果您需要為成果負責,就需要這條「專案」項目以追蹤確認。

第三步:整理

釐清每項專案的成果或目的

將事情標註為「專案」還沒完,您必須釐清想要的成果是什麼。在這個步驟中,您需要釐清每個項目您希望發生什麼。然後就可以將它們移到「個別專案清單」中。

請在此步驟中繼續使用「專案清單」範本。隨著您開始釐清想要的成果,將一個個項目從「初步專案清單」區移到「個別專案清單」中。

有些專案有非常精準的目標,例如「找到 100 位新潛在客戶,成交 25 筆」。其他專案則可能較有開放性,或目的性,例如「度一個平穩的假,與家人交流,共度高品質的時間」。

一個經典且有效,形成明確成果(或目標)的方法就是 S.M.A.R.T. 原則。SMART 分別代表 Specific 明確的、Measurable 可衡量的、Attainable 可達到的、Relevant 相關的、Time-bound 有截止日期。運用 SMART 原則可以幫助您讓成果盡可能的具體且明確,避免被浮誇的,所謂「人生目標」弄分心,而是很簡單的問自己:「我要這個專案產生怎樣的結果?」
您可以參考我們的清單:

  1. 與醫師約診,診斷背痛原因 [成果:背痛解決,夜晚睡覺不會感到不適,截止日:2018 年 3 月 1 日]
  2. 規劃團隊團結大會程序 [成果:團隊清楚知道要完成什麼,並且議程上的每個項目的下個行動都可以確認,截止日:2 月 19 日,星期一]
  3. 找清潔公司,安排每週固定來打掃 [成果:月曆上會有個固定的每週打掃時間,且屋子可以持續保持乾淨,截止日:2018 年 4 月 1 日]
  4. 跟 Linda 一起開發銷售活動 [成果:銷售活動提案受高階主管肯定,預算有分配下來,團隊也都聽過簡報,截止日:2018 年 12 月 15 日]

請記得 S.M.A.R.T. 中的「T」代表的是「Time-bound 有截止日期的」。意思就是每個成果都應該有個截止時間或期限,不論是絕對期限或可調整的。

在第二欄內寫下每個專案的成果/目的,並在第三欄內寫下期限或截止日。

重寫每個專案的標題,讓自己可以清楚知道專案內容與其希望達到的成果

接著要做點編輯。確認您真的知道每個專案的「完成」是什麼意思。畢竟如果不知道終點長什麼樣子,又怎麼知道自己是不是到終點了呢。

每個標題名稱的都用代表完成的動詞開頭:確認、遞交、完成、傳送、澄清、整理、更新、執行、解決、重組、設計、推出、安裝、設定、出版等。

如果您發現自己使用管理、監督、確保、極大化等等字眼的動詞,該項目可能屬於一個正在持續中的「責任區塊」,而非「專案」。所謂「責任區塊」是指您生活中某個持續進行中的部分,且您自我承諾某個標準,例如健康、財務、房子、或工作效率。這些事情也很重要,需要追蹤,但它們不屬於「專案清單」。

您可以將這些項目移到「責任區塊」範本中,跟「專案清單」分開管理。

第四步:回顧

每週檢視您的 GTD 清單

以鳥瞰的角度看整份清單,然後問一些最基本的問題:

  • 這份清單完整代表我的優先順序、利益、價值觀、和長期目標嗎?
  • 我在哪個「責任區塊」中有太多專案?或過少專案?
  • 有沒有您想要達到的重要的成果或目標,但沒有任何專案來真正實踐?
  • 我是否將時間和精力花費在沒有明確成果或目標的東西上?
  • 如果任何東西不清楚,請問問自己:「我這邊到底是想要完成什麼?」或「這麼做的意義為何?」
  • 所有專案都在面前時,有沒有專案是您想刪除、延後、重新調整、或澄清的?

使用這份每週檢視的 Evernote 範本幫助您回顧每一週。

加分步驟:在「專案」層級上排列清單的優先順序

針對個別任務或資訊決定優先順序很困難,因為等於是要同時決定好幾件事情:

  • 重要嗎?
  • 急嗎?
  • 它屬於某個重要的專案嗎?
  • 它屬於某個很急的專案嗎?
  • 這是不重要的細節,還是關鍵資訊?

在專案層級上,而非任務層級上,率先決定工作的優先順序就可以省去很多這種困難的決策過程。根據您在一個禮拜的期間內,每個專案應該吃掉多少腦力頻寬,而將清單從最優先到最後順序排列。每週進行一次,就可以讓週間的瑣碎小決策更簡單容易。

因為所有專案都會不停改變演進,每週檢視是需要固定進行的。艾倫説每週檢視是 GTD 的「金鑰」。這是您與自己的約定,來檢視過去的一週,並更新專案清單。

如果您是從一個較平靜中立,遠離工作天的雜亂,的角度進行檢視,您會發現整週都可以更容易保持大局。您會開始比較不像個別專案經理,而像是個專案組合主管,而能平衡整個專案組合的風險與報酬。

第五步:執行

重新取得掌控權,工作效率更高

手上有了更清楚的「專案清單」,您就真的準備好行動,而不用費力去記手頭上還有多少其他事。GTD 的目標是讓壓力、張力、障礙來觸發新專案,而不是情緒。

如要進一步了解 GTD,可閱讀本書(2015 全新改版),或加入會員網站 GTD Connect(內容包括網路研討會、訪問、和 GDT 法則全面的指導指南),或可參考我的影片網路課程 Get Stuff Done Like a Boss。

*GTD® and Getting Things Done® 是 The David Allen Company 的註冊商標,本課程並未由他們背書或以任何方式與他們連結。

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