撇步與故事

8 個讓 Evernote 成為高效會議記錄的原因

8 個讓 Evernote 成為高效會議記錄的原因

Posted by Evernote Taiwan on 16 Jan 2018

Posted by Evernote Taiwan on 16 Jan 2018

要讓會議更有效率,或許是每個職場共通的課題。由於人事費用會隨參加者數量增加,因此需要拿出與花費時間成本相應的成果。因此,能將會議目的、決定事項與作業事項統整為簡單易懂的會議紀錄是必要的。而比起花時間製作會議紀錄,由參與者直接共享自己的會議素材,這樣的方式更有效果。藉由簡潔的內容與重視共享資訊的速度,能夠提升大家閱讀會議紀錄的效益,也更容易統合包含缺席者在內的所有團隊的認知。

根據上述要點,以 Evernote 製作與管理會議紀錄優點甚多。在此介紹職場團隊製作易於閱讀的會議紀錄時,使用 Evernote 在企業中的幾項優點。

一、可將必要資訊統整於 1 份記事內

除了會議日程、與會者、議程、決定事項等文字資訊以外,如果有相關資料檔案,也能一併附上。另外,在會議中如果使用白板,也可以智慧型手機拍下照片,追加至筆記內,相當方便。

二、完整記錄所有資訊

有時打字輸入會跟不上會議的進展。使用 Evernote 的錄音功能作為保險,便能在會議結束後重溫對話內容,不必擔心遺漏情報。如果使用 Evernote ,也可以一邊錄音一邊寫下筆記。

三、可以使用各種方式進行搜尋

除了能夠搜尋寫在筆記內的文字,Evernote 更能搜尋圖片內的文字(例如:白板的照片)。而且,也可以搜尋 Microsoft Word、Excel、PowerPoint 等 Office 檔案與 PDF 等等的附加會議資料的檔案內部。詳情請由此參考 >>

四、使用便捷

不只是 Mac 與 Windows 的電腦,外出時使用智慧型手機或平板電腦的 Evernote App,也能迅速閱覽會議紀錄。

五、便於管理

只要製作會議紀錄用的商業筆記本,就不用擔心該保管於何處。另外,其他團隊成員也不必煞費苦心尋找資料。

六、輕鬆共享

如果同事使用 Evernote ,可共享於 Evernote app 內。更能以信件或聊天室,將會議紀錄的分享連結傳送給其他相關人士。只要製作一份筆記,便能和所有人共享,隨時都能看見最新版的相同筆記。由此參考共享功能的使用方式 >>

七、能夠以筆記進行簡報

使用Evernote 的「簡報模式」,即可將自己的筆記一鍵投影至大螢幕。筆記格式將會顯示為易讀的簡報格式,可一邊編輯會議紀錄,一邊在大螢幕共享,如果需要發表簡報,也可直接作為簡報資料。

八、讓會議無紙化

如果以Evernote 統合製作與管理會議紀錄,需要印刷成紙張的機會自然也會減少。為公司內部的無紙化盡一份心力吧。


附錄:會議紀錄的範本

我們準備了能馬上使用的範本。只要複製此筆記,下次便能簡單製作會議紀錄。

下載方法:
1. 點選模版連結,便能以網頁瀏覽器打開筆記
2. 選擇「儲存至 Evernote
3. 將會顯示 Evernote 的登入畫面,請登入後選擇要儲存的筆記本位置

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