「待辦事項」數位化的 3 大理由

撇步與故事

「待辦事項」數位化的 3 大理由

Posted by Evernote Taiwan on 13 Feb 2018

Posted by Evernote Taiwan on 13 Feb 2018

平常是怎麼管理工作上或自己私人的待辦事項的呢?有人會寫在小手冊或筆記本上,有人會使用便利貼,也有些人會重複利用影印紙的背面來記事。

許多人指出「寫在紙上」這項行為,具有加深意識跟幫助記憶的效果,不過連帶地,紙也會有不小心弄丟或污損的風險。因為如此,利用數位工具執行待辦事項管理,不僅可以避免前述的風險,還有以下這些好處:

一、隨時檢視與編輯

上班途中、散步時或晚上睡前,突然想起一些事情,驚覺到:「啊對了,這件事要處理好才行!」或者試圖回想:「那個案件後來怎麼樣了呀?」這種時候只要俐落地拿出智慧型手機,把事情記下來,就可以預防後來又不小心忘記要做的事情。

可以使用 Evernote 的平台包括 Mac、Windows、iOS、Android 以及網路瀏覽器,方便使用者靈活切換,舉例來說,您還可以在上班途中先把一整天要做的事情做成清單,到公司後再打開瀏覽器,一一對照著來執行作業。

關於如何在建立待辦事項清單,請參閱這篇文章

二、輕鬆移動待辦事項以及管理進度

有時候就算在一天的開頭做好了待辦事項清單,結果卻沒辦法照著計劃實踐。如果臨時有別人拜託幫忙,或有事情需要重做一遍,那就不得不更新自己的待辦事項清單了。另外相信也有不少人會為了有效率地完成工作,而依照優先度或緊急度排列待辦事項,依照不同的狀況,有時也會需要再重新排列一次。

上面提到的情況要是用紙張來處理會相當辛苦,相反地換成數位工具,整個操作都會變得輕鬆又簡單。在 Evernote 上,您只要透過複製與貼上待辦事項,即可移動和重新排列。另外附帶期限的待辦事項還能先設定好提醒,再也不怕超過時間,讓人好放心。

三、為待辦事項加上相關資訊的連結

假設您現在的待辦事項是「製作一份顧客專用的提案書」,這時就會衍生出許多小型的待辦事項,像是尋找過去的提案書的格式、瀏覽顧客的公司網站,以及參考至今為止的會議記錄等等。

除了待辦事項之外,這些相關資訊 Evernote 都能儲存,因此您可以像以下介紹的這樣,把需要的資訊配置在待辦事項的旁邊,或是貼上可前往相關記事的連結等等,打造一個更方便工作的環境。

那麼在最後我們想為您介紹在 Evernote 中三個代表性的待辦事項管理法。

工作與私人的待辦事項結合成同一個記事

推薦想要一眼掌握所有待辦事項的使用者。

根據優先度,利用色彩區分一天的待辦事項

主要推薦在管理工作上的待辦事項時使用。例如您能用紅色代表「要最優先做的事」,藍色是「要今天內做的事」,黑色則代表「明天之後再做也沒關係」,這個方法要根據待辦事項的優先度決定個別的顏色,並加以區分。

距離截止還有段時間的待辦事項也寫到同一個記事裡

這個方法是劃分出「今天、一週、不久的將來」等不同的時間,藉此區分待辦事項。當您負責大規模的企畫案時,或者有短期內想達成的事情時,建議不妨試試看這個方法。

當待辦事項完成之後記得在核取方塊打個勾,可以避免發生忘記做某件事的窘境。另外您還能事先為待辦事項建立一個項目,名稱取作「已完成的待辦事項」,把完成的事項都移動過去,如此一來當您想回顧過去的待辦事項時就非常方便了。

除此之外,如果您想以 GTD(Getting Things Done)為基礎,進行更認真正式的專案管理流程,甚至還有 Evernote 結合 NozbeTodoist 等管理工具的進階使用方式。歡迎您也一同來尋找最適合自己的工作流!

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