這五個工作中的煩惱,都靠 Evernote 靈活解決!

撇步與故事

這五個工作中的煩惱,都靠 Evernote 靈活解決!

Posted by Evernote Taiwan on 20 Feb 2018

Posted by Evernote Taiwan on 20 Feb 2018

為了提高工作效率而試著安裝了 Evernote,但能利用它做些什麼呢?又該從何處開始著手?這或許是許多人共同的煩惱。因此,這次我們將依照工作上容易遇到的各種困擾,向您介紹推薦給新手的 5 種功能。只要一台智慧型手機即可使用這些功能,請務必體驗看看!

1. 該做的事太多,從何開始才好

自己的工作已經多到快要做不完,卻又突然被塞了好幾個工作,讓人不知該從何下手,腦子陷入一片混亂!您是否也遇過這樣的狀況呢?

這時,先將要做的事寫下來,好好整理思緒是非常重要的。建議您使用 Evernote 的待辦清單,製作一份待辦事項清單。

透過將工作具象化,可掌握整體的工作量及優先程度,心中隱約感受到的不安也能得到緩解,讓人有效率地進行工作。

我們也建議您自訂時間(如電車通勤時,或開始上班前抵達辦公室時),養成整理工作內容的習慣。

>>> 「待辦事項」數位化的 3 大理由

2. 找不到先前瀏覽過、想要作為未來參考用的網頁

發現或許能夠當作參考、想之後再瀏覽的網頁,於是將其保存至書籤,結果網頁本身被刪除而無法瀏覽;又或者加入書籤的網頁太多,無法順利找到想瀏覽的網頁。您是否也曾有這樣的困擾呢?

遇到這樣的情況時,建議您使用 Web Clipper 功能,將網頁完整保存至 Evernote。如此一來,只要保存過一次,即可在必要時搜尋並找出網頁,即使網頁本身被刪除,也可於 Evernote 上進行瀏覽。

例如,保存以下資訊可協助您工作起來更加方便:

・關於自己及其他競爭公司,以及業界趨勢等報導
・線上明細表或辦公器材的線上使用說明書
・適合舉辦歡迎會、送別會的店家網頁
・出差時的下榻處及前往拜訪客戶的地圖
・自己公司更新前的網頁

3. 虛耗時間尋找、管理名片

您是否也曾煩惱該如何整理和他人交換來的名片,最後只能一股腦地塞進辦公桌的抽屜裡?或者,是否無法快速找到別人給的名片,需要耗費大量時間來尋找呢?

其實,重要的並非名片這張紙,而是對方隸屬的公司及聯絡方式等內容。除了絕不可或缺、想保存起來的名片外,您都可利用 Evernote 的名片掃描功能加以保存。方法十分簡單,只要使用智慧型手機中的 Evernote 相機掃描即可。

Evernote 名片掃描功能所產生的記事,會被保存於名為「聯絡方式記事本」的特殊版面。因此,只要點按電話、郵件的圖示,即可直接播打電話或傳送郵件。此外,也可添加對方的相關備忘錄。

Evernote 更可於必要時迅速搜尋並找出您所保存的名片。當知道對方的公司名稱,卻想不出人名時,也可透過搜尋功能找到對方,敬請放心。Evernote 名片掃描為專業版功能,入門版、進階版最多可試用 5 張。

4. 重要信件跑到哪去了呢

信件匣每天都會收到許多工作上的信件、電子報、推銷廣告、垃圾郵件等。其中,您預約的電子機票或關於工作委託的重要郵件,是否曾被其他信件覆蓋而無法快速找到呢?

這時只要使用郵件轉寄功能(此為進階版、專業版功能,入門版最多可試用 5 封),將整封郵件保存至 Evernote 的記事本中。將郵件寄送至隨每個帳號附送的「Evernote 轉寄用電郵地址」,郵件內容將被保存為 Evernote 的記事。

當您想將定期收到的電子報彙集至 Evernote 時,此功能也十分方便。您只需於訂閱電子報時,將電郵地址註冊為「Evernote 轉寄用電郵地址」即可。將不必要的郵件刪除、需要保存的郵件轉寄至 Evernote,收件匣將變得一目瞭然,也能使您工作起來更加得心應手。

5. 無法有效管理和計畫有關的瑣碎資訊

預定計畫可利用月曆進行管理,但與其相關的瑣碎資訊(地圖、備忘、圖片等)往往零散不一,例如電子機票、以郵件寄送的入館證、預計訪問的對象名片等,您是否也曾到了當天才慌忙尋找呢?

此時建議您將月曆與 Evernote 連動,即使不啟動 Evernote 應用程式,從 Outlook 計畫表應用程式或 Google 月曆等亦可顯示記事。除了文檔外,您掃描的名片或文件、照片、郵件、連結、網頁等皆可保存。有了 Evernote 的強大功能,只要和您的計畫表連動並使用,將可大幅提升便利性。

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