工作

打敗資訊超載的秘訣:精準專注

打敗資訊超載的秘訣:精準專注

Posted by Evernote Taiwan on 27 Apr 2018

Posted by Evernote Taiwan on 27 Apr 2018

人們常忘了所謂現代科技到底有多「現代」。所謂的智慧型手機「年代」才 11 歲;網際網路的出現至今還不到 30 年;而個人電腦也不過是 1970 年代中出現的。

顯然這 40 年間一切都大大大地不同了。

現在的電腦在速度和效能上比前幾代都是以級數成長的,數位儲存容量也大幅增加,但人腦並沒有以同樣的速度演化。我們的大腦基本上仍以數千甚至數百萬年前設定的生存模式相同:尋找食物,繁衍後代,避免被獅子吃掉。難怪我們常覺得難以面對消化每天無止境湧入的資訊量。

「資訊超載」挑戰

今時今日我們正見證著資訊的民主化。從前機構組織的知識都深藏在檔案櫃和資料室的深處,但現在說所有人類知識的總和都不過點幾下滑鼠之遙也不誇張。這樣的高度存取度也不是沒有缺點的,檔案、記事、圖片、網頁、名片、電子郵件、語音留言、等資料一直超載。事實上,IDC 國際數據資訊公司估計,今日的知識工作者平均每天花費 2.5 小時找資料,還不包含真正做事的時間喔!近年來的資訊爆炸性成長造成的真正挑戰已不是尋找資訊,而是從所有雜音中找到真正相關的資訊。

連「資訊超載」相關的資訊都已超載了。試著 Google 關鍵字「資訊超載」看看有多少結果。顯然這根本不是個新問題。我們到底該怎麼做呢?

辨晰焦點

我們捨棄的與保留的一樣重要

要克服「資訊超載」並在這個數位時代成功,我們就必須有選擇性地決定注意力放在何處。如果我們無法專心在每件事上,就必須好好專注在真正重要的事情上。換句話說,我們捨棄什麼跟保留什麼是一樣重要的。

真正的創新家就知道能夠辨晰焦點才能「連接各點」(join the dots),在各個獨立的資訊之間找到具意義的連結。他們有能力收集數據、捨棄不相關的資料、找出能真正推動他們的想法的資訊。擁有這樣有選擇的專注力,他們就可以退後一步,評估全局,找出新的成功之路。

建立團隊相關的資訊更是會隨著團隊成員的增加困難度急劇上升。在團隊的結構下,大家的筆記、想法、數據都需要整合到團隊的工作流裡。Fred Brooks 在他的經典著作《人月神話:軟體專案管理之道》中提到,隨著團隊新增成員,要讓大家的資訊一致就愈發困難。生產力會趨緩,成員之間的透明度瓦解,真正的創新的結盟的機會也隨之流失。

要讓團隊有效協作,絕對必須有一個管理資料、處理資訊超載的策略,才能產生足以處理整個團隊的創意能量的空間。

成就最佳工作的 Space

有了 Evernote 企業版的 Space,要整理整個團隊的資訊比以前都更輕鬆了,還可以為您在需要的時刻標記出需要的內容。Space 改變人們使用記事和記事本的方法,重新定義高效團隊如何共用並存取資訊,並幫助他們定義辨晰膠墊。

Space 是一個團隊共享的中央處理中心,讓您可以共用資訊,將點子轉為行動、推展專案。舉個例子,假設您要領導公司最新產品的行銷計畫,就可以建立一個 Space 集中管理所有資料,包括:任務清單、品牌策略、市場研究、腦力激盪會議、客戶人物誌、產品圖像、經銷商細節資訊、電子郵件副本、推銷影片等等。再邀請您 Evernote 企業帳戶的使用者加入 Space 做出貢獻,包括您的行銷部門、領導團隊、業務代表等。讓 Space 成為您團隊工作的家,所有人都可以即時掌握最新狀況和資訊。

「最新動態」中會顯示所有最新的變更,包括新增記事和記事更新。

而「釘選記事」則可以提示需要置頂的最重要資訊,例如待辦清單或行銷月曆。它們就好像是您團隊的虛擬佈告欄一樣。

在 Space 目錄裡,您可以探索新 Space(別忘了也將您的 Space 設為可供探索),了解公司內其他同仁所知的資訊。舉例來說,您可以加入工程師團隊的 Space,了解功能更新的最新進度。這樣您可以獲取真正所需的知識,而不會被無意義的數據資料拖慢速度。

整體來說,Space 讓團隊可以更有效合作,在一個共用空間達成事半功倍的效果。

現在就立即註冊獲得 Evernote 企業版免費 30 天試用,親自體驗 Evernote 帶來的高效成果。

免費試用 Evernote Business

 

Premium

Evernote Premium

Upgrade for features to help you live and work smarter.

Go Premium
View more stories in '工作'

Comments are closed.