三招簡易 Evernote 資料整理術

撇步與故事

三招簡易 Evernote 資料整理術

Posted by Evernote Taiwan on 17 May 2018

Posted by Evernote Taiwan on 17 May 2018

Evernote 不僅可以搜尋文字,還可搜尋照片等圖片裡的文字、PDF 等檔案內容(專業版功能),不需費心整理也可馬上找到資訊是其特點所在。

不過,還是會有「即使如此也想好好整理」,或是「想要定期刪除不再需要的資訊」的念頭。 我自己個人擁有 2,500 件記事,不算太多,將近年中,嘗試整理一下 Evernote,也當作是半年的回顧。這次要為大家介紹的是可以實際運用的整理術。

刪除「無標題」或「重複」的記事

這個結果有點令人意外,「打算稍後再輸入內容,結果卻一直留著空白記事」的情形還蠻常見的。 這種時候,請試著在自己的 Evernote 帳戶中,使用「無標題」(或是 “untitled”)搜尋看看。

此外,也有「存在著兩個內容完全相同的記事」的情形。 要找出標題重複的記事,請按照下列步驟進行。

  • Mac 使用者:「檢視」選項中的「排序依據」>「標題」
  • Windows 使用者:「檢視」選項中的「排列根據」>「標題」

找到標題重複的記事後,確認一下內文。 如果內容完全相同的話,建議大家刪除其中一個。

整理記事本

剛開始使用 Evernote 時,想要把所有的資訊分別放到「固定的箱子」中,所以分門別類地建立了記事本。 可是實際一看,有好幾本裡面的記事寥寥可數,這些就是沒有有效地活用的記事本。

不是真的因為需求而一昧的新增記事本,記事本越多,「這個資訊該放進哪裡?」 的煩惱也就隨之而來,反而變成了浪費時間。 因此,檢視記事本的使用頻率也是需要的。

比方說,名為「已讀文章」的記事本。 就如同其名所示,這是專門用來存放從網頁擷取下後並已經讀過的文章,可是,當中存放的記事只有 18 則。再來是名為「日常生活有用的」與「對工作有用的」的記事本。 兩者所存放的記事都不少,可是卻變成「這個資訊該放進生活還是工作呢? 」的煩惱根源。

因此,何不建立名為「有用的文章」的新記事本。 只移動了上述 3 個記事本中想留下的記事。 這樣一來,原本的 3 個記事本合而為一,在儲存新資訊時也不用再費神煩惱了。

刪去無法讓你怦然心動的資訊

整理諮詢顧問近藤麻理惠自創、廣受好評的⟪麻理惠的整理魔法⟫(イラストでときめく片づけの魔法)。 這是一種在整理時,將該類別的物品全部拿出,僅從中選出讓你感到「怦然心動」的物品的方法。 也試著用這個方法來整理 Evernote 吧。

比方個人興趣是觀看棒球比賽,勢必會建立相關的記事本名為「棒球」,將喜歡的隊伍或選手的新聞報導、小冊子、票券、活動資訊等全部都儲存起來。 當中最多的是從網頁擷取下的文章。 光是 2017 年就存了近 300 件,如果明年、後年也要持續下去的話,最好要重新整理一下。 這時就是「麻理惠整理魔法」登場的時刻了。

將「棒球」記事本設成搜尋對象,在搜尋欄位中輸入「source:web.clip」。

這樣一來,就只會顯示出「棒球」記事本中使用 Web Clipper 製成的記事。 接著,只要查閱所顯示的記事,判斷哪些資訊想繼續留下、哪些資訊已經過時,刪除掉不需要的資訊即可。 雖然會花一些時間,不過這樣做卻得以將記事精簡至 211 件。

這個方法不僅可應用在嗜好上,在整理儲存了許多擷取頁面的記事本,像是「稍後再讀」或是「業界研究」、「參考資訊」等時也很有用。

其他的整理訣竅

除了上述內容之外,也請刪除「垃圾桶」中的記事以及沒在使用的標籤。

  • 刪除「垃圾桶」中的記事
    其實,將 Evernote 的記事從記事本中刪除之後,該件記事會暫時被放進「垃圾桶」記事本中。 要藉由刪去「垃圾桶」中的記事,才能將記事完全從帳戶中刪除。 不過,大家要小心注意,若從「垃圾桶」刪除的資訊,即使聯絡 Evernote 支援也無法復原了。
  • 刪除沒在使用的標籤
    曾讀過某篇文章,針對食譜類的記事,加上料理種類(日式、西式、中式等)和材料(紅蘿蔔、豬肉等)標籤會很方便,所以有一陣子我把所有的食譜都加上了標籤。 可是,費心一一加上標籤和我的性格不符,已經忘記從什麼時候開始就放棄不加了。 然後e乾脆一不做二不休,把沒在使用的標籤全都刪除了。

常聽到 Evernote 的使用者各有自己的一套使用法,沒有所謂的「這樣用才正確」的方式。 就像上述標籤使用的例子一樣,也有可能發生「跟著做了卻沒有效」的情形。請大家在一面嘗試的過程中,一面試著找到符合自己個性與目的的使用方法。

最後,建議大家定期地回顧記事,可以藉此發現日前的自己對什麼有興趣、想要做的事等等。 例如在搜尋欄位中輸入「created:20170101」,就會顯示出於 2017 年 1 月 1 日之後建立的記事,活用這個方式回顧去年吧。

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