減少會議的要訣

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減少會議的要訣

Posted by Evernote Taiwan on 07 Jun 2018

Posted by Evernote Taiwan on 07 Jun 2018

職場工作並不是所有事情都能一人獨自完成的。 諸如決議、討論、會議等等,應該有相當程度的時間是必須兩人以上共同相處才是。 話說回來,今天一整天您花了多少時間在開會上呢?

如果被會議佔用太多時間,就會造成想進行工作的時間被削減,結果就是非加班不可。 相信有不少人都碰過這種狀況。 這回就分成幾個重點,來思考一下把會議時間縮短的方法。

首先,如果您是負責主持會議的人,請留意思考下述的重點。

讓會議的目的清楚明瞭

舉行會議的目的通常是碰到以下的場合。

  • 創造讓與會者之間能共享資訊、取得共識的場合
  • 對某件事物下達決策的場合
  • 讓大家集思廣益提出新點子、自由討論的場合

舉例來說,如果是以資訊共享為目的的會議,就可以從「單單為了共享資訊這件事,是否的確需要讓所有團隊成員親臨現場齊聚一堂?」 來進行思考: 「使用電子郵件或者及時聊天平台來共享資訊難道就不可行?」 「閱讀各方所提出之報告書內容的共享資訊方式難道就不能達成相同目的?」 等等。 如果不是緊急狀況,沒有必要即刻統一全體成員共識的場合,應該有其他能達成目的之代替方案才是。

讓的確需要參與議論的成員組成最佳化

如果是需要下達某些決策,理所當然的就需要有足以進行該決策之判斷的成員到場與會。 另一方面,要求並無到場與會必要性的成員前來,只會剝奪了該員工作時間,並造成人事費用的浪費。 選定與會成員時不應以「感覺需要」「順便」為由而要求人員前來,而是要從「為了達成討論內容的目的,是否真的需要這位成員與會?」 來進行思考。

事前共享議題資訊,讓與會者視情況需要做準備

諸如想談論的題材、決策的事案等等開會目的,以及與其有關之資訊,需事前提供給討論會的參加成員。

此外,不要毫無理由的用1小時為單位來設定會議時間,而是要配合議題內容來彈性的調整會議長短。 在此重申,必須時時刻刻意識到開會將造成人事費用支出的這一點。

彙整行動方針,並共享會議紀錄

當會議結束後,速將在場決議的事項、待辦事項等等共享給與會者及其他相關人員。 誰去做(Who)、做什麼(What)、何時做(When)的行動方針也要明確化。 同時也請您務必活用Evernote 的會議記錄樣版

此外,若您是處於參加會議之與會者的場合,請從以下方面來進行思考:

向主辦人員確認自己是否的確有必要與會

是否有碰過即便出席了會議,自己卻一語不發、無疾而終的經驗? 或許會議能讓您獲得對您而言有參考價值的資訊,但只要事後閱讀該會議的報告書或會議記錄就能達成目的也說不定。 如果是定期舉辦的會議,或許詢問一下主辦人員「今後是否有參加本會議的必要?」 「為何自己會被要求與會?」 這樣的問題讓整體團隊進一步的提升生產力。

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